Auch Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers können zu denn umlagefähigen Betriebskosten zählen. Der Vermieter kann diese Kosten mit dem Betrag ansetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte. Als Vermieter dürfen sie jedoch keine Mehrwertsteuer berechnen.

Ein Vermieter kann nicht nur die eigenen Sach- und Arbeitsleistung in Rechnung stellen, er hat auch das Recht vom eigenen Personal erbrachte Hausmeister- und Gartenpflegearbeiten nach den fiktiven Kosten abzurechnen, die bei Erbringung der Leistungen durch einen Dritten entstanden wären. Die Regelung soll die Abrechnung für den Vermieter vereinfachen und gilt für natürliche und juristische Personen (BGH, Urteil v. 14.11.2012, VIII ZR 41/12).

Mit der Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen nach einer Abrechnung soll erreicht werden, dass die vom Mieter zu leistenden Abschläge den tatsächlichen Kosten möglichst nahe kommen, so dass weder der Mieter dem Vermieter - durch zu hohe Vorauszahlungen - ein zinsloses Darlehen gewährt noch der Vermieter - angesichts zu niedriger Vorauszahlungen - die Nebenkosten teilweise vorfinanzieren muss. Eine Anpassung der Umlage ist jedoch an einige Bedingungen geknüpft.

Die Betriebskostenabrechnung liegt vor und wurde an die Mieter verschickt. Es passiert dann nicht selten, dass die Mieter eine Nachforderung mit dem Hinweis verweigern, der Vermieter möge zunächst einmal ausführlich erläutern, wieso einzelne Betriebskosten teurer geworden sind.

Bestimmt der Mietvertrag, dass die Betriebskosten vom Mieter zu tragen sind, kann der Vermieter seinem Mieter auch die jährliche Wartung der Etagenheizung in Rechnung stellen. Ist das nicht der Fall oder ist die Vereinbarung unwirksam, ist der Vermieter zur alleinigen Zahlung verpflichtet.