Einkünfte aus Vermietung von Räumlichkeiten an Privatpersonen oder Gewerbetreibende führen zu verschiedenen steuerlichen Verpflichtungen. Die Angabe dieser Einkünfte in der Einkommensteuererklärung ist jedem Vermieter in der Regel klar, Unsicherheit herrscht vielmehr über die Mehrwertsteuer.

Erste Verwirrung löst ein Blick auf die Webseiten der Finanzverwaltungen aus. Hier ist die Mehrwertsteuer nicht zu finden, lediglich diverse Erläuterungen zur Umsatzsteuer werden aufgezählt. Vorweg gleich die Klarstellung: beide Begriffe werden gern als Synonyme benutzt, dies ist zwar rechtstheoretisch nicht ganz richtig, soll hier aber nicht relevant sein.

Dem Grunde nach ist jeder Unternehmer verpflichtet, auf den Preis seiner Umsätze 19% MwSt zu erheben und an das Finanzamt abzuführen, im Gegenzug darf er Vorsteuer aus erhaltenen Rechnungen abziehen. Ein Vermieter erfüllt alle Voraussetzungen, als Unternehmer eingeschätzt zu werden. Daraus folgt aber noch nicht, dass er auch Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen muss, denn Umsätze aus der langfristigen (> 6 Monate) Vermietung von Gebäuden oder Gebäudeteilen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Umsatzsteuer ist bei der Vermietung keine Pflicht

Werden Räumlichkeiten an Unternehmer vermietet, die diese Räume für ihr Unternehmen nutzen und deren Tätigkeiten zum Vorsteuerabzug berechtigen, kann ein Vermieter (auch ein Kleinunternehmer) auf die Umsatzsteuer-Befreiung verzichten. Auf der anderen Seite ergibt sich für den Vermieter keine Verpflichtung, selbst wenn der Gewerberaummieter ein starkes Interesse am Vorsteuerabzug hat, zur Umsatzsteuer zu optieren.

Ein Kleinunternehmer kann gegenüber der Finanzverwaltung den Verzicht auf die Vereinfachung erklären, ist dann aber 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden. Als Kleinunternehmer gilt, wer im vergangenem Jahr weniger als 22.000 EUR erzielt hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 EUR erzielen wird.

• Die Vermietung an Privatpersonen schließt die sogenannte Optionsmöglichkeit (= Verzicht auf Umsatzsteuer-Freiheit) aus.
• Auch einige Unternehmen sind sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt: zum Beispiel Krankenhäuser, Ärzte, Banken, Versicherungen, Bildungsträger oder Parteien. Auch hier ist eine Option nicht möglich.
• Die Option wird für jeden einzelnen Umsatz ausgeübt.

Klingt auf dem ersten Blick kompliziert, ein kleines Beispiel soll dies veranschaulichen

A besitzt ein kleineres Wohn- und Geschäftshaus mit 5 Mietparteien. Im Erdgeschoss sind ein Friseur und ein Restaurant angesiedelt. In der 1. Etage praktiziert ein Allgemeinmediziner, nebenan hat sich ein Ingenieurbüro niedergelassen. Die Dachgeschoßwohnung hat der Eigentümer an eine Privatperson zu Wohnzwecken vermietet. Jede Mietpartei gilt als einzeln zu bewertender Umsatz. Der Friseur und das Restaurant sind zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmen, ebenso das Ingenieurbüro. Im Rahmen jedes einzelnen Mietverhältnisses könnte A unabhängig voneinander zur Umsatzsteuer optieren. Die Arztpraxis tätigt umsatzsteuerfreie (schädliche) Umsätze, die Vermietung an Privatpersonen schließt die Umsatzsteuer aus, das Optionsrecht ist weder bei der Arztpraxis noch bei der Mietwohnung gegeben.

Welche Pflichten hat der Vermieter, wenn er auf Umsatzsteuer optiert?

Die Option zieht einige Verpflichtungen nach sich. Der Mietvertrag muss den Hinweis auf die MwSt-Pflicht mit gesetzlichen MwSt-Satz enthalten. Sollte ein älterer Mietvertrag diese Angaben nicht enthalten, kann dies durch korrekte Rechnungen geheilt werden. Eine korrekte Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes hat zwingend folgende Bestandteile zu enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Vermieter)
2. Umsatzsteuer-Nummer (wird auf Antrag vom zuständigen Finanzamt erteilt)
3. Laufende Rechnungsnummer
4. Leistung (Vermietung mit konkreter Bezeichnung der Anschrift und Lage im Gebäude)
5. Leistungszeitraum (z. B. Monat/Jahr der Vermietung)
6. Bemessungsgrundlage (Miete)
7. MwSt-Satz (aktuell 19%)
8. MwSt-Betrag
9. Summe aus Bemessungsgrundlage und MwSt

In der Regel dürfte der Vermieter nicht nur die Kaltmiete, sondern auch eine Betriebskostenvorauszahlung an seine Mieter weiterberechnen. Auch diese ist zuzüglich 19% MwSt. in Rechnung zu stellen und zwar ausnahmslos. Einige Nebenkosten, wie z. B. Strom, werden vom Anbieter ebenfalls mit MwSt ausgewiesen. So weit diese wiederum auf eine Einheit entfällt, deren Miete mit MwSt ausgewiesen wird, kann die berechnete MwSt als Vorsteuer in der Umsatzsteuererklärung abgezogen werden. Der Nettobetrag wiederum wird dem Mieter zuzüglich MwSt. weiter berechnet.

Neben den formalen Anforderungen an die Rechnungen hat ein Vermieter, der das Optionsrecht in Anspruch nimmt, regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldungen bei dem zuständigen Finanzamt einzureichen. Als Neuunternehmer sind diese in den ersten zwei Jahren zwingend monatlich abzugeben. In der Voranmeldung ist der Umsatz des Monats und die darauf entfallende MwSt anzugeben. Davon abziehbar ist die Vorsteuer, die dem Vermieter für seine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze in Rechnung gestellt wurden.

Achten sie auf Genauigkeit bei der Abfassung des Gewerberaummietvertrages

Mieter und Vermieter hatten in einem Mietvertrag vereinbart, dass die "Miete inklusive Mehrwertsteuer" zu zahlen sei. Später stellte sich heraus, dass der Vermieter nicht zur Mehrwertsteuer optiert hatte, das Finanzamt verweigerte dem Mieter den Abzug der Mehrwertsteuer. Daraufhin wandte er sich an seinen Vermieter und forderte den Differenzbetrag zwischen Miete und Miete abzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Man traf sich vor Gericht.
Das OLG Hamm prüfte den Vertrag und befand: In der Vereinbarung im Mietvertrag, wonach eine Miete "inklusive Mehrwertsteuer" geschuldet werde, komme zum Ausdruck, dass der Endbetrag als Summe von Nettomiete plus Umsatzsteuer zu verstehen sei. Der Mieter habe davon ausgehen dürfen, dass der Vermieter gem. § 4 Nr. 12a UStG für die Umsatzsteuer optiert habe. In diesem Fall hätte der Mieter seinerseits die in der Miete enthaltene Umsatzsteuer abziehen können; er wäre also wirtschaftlich nur mit der Nettomiete belastet worden. In der unterlassenen Option für die Umsatzsteuer durch den Vermieter sei eine Vertragsverletzung zu sehen, die den Vermieter zum Schadensersatz verpflichte. Der Mieter ist wirtschaftlich so zu stellen, wie er im Falle einer Option des Vermieters stehen würde (OLG Hamm, Urteil v. 3.9.2003, 30 U 80/03, MDR 2004, 206).

Warum sollte ein Vermieter Verwaltungsaufwand in Kauf nehmen?

Interessant wird der Verzicht auf die MwSt-Befreiung für einen Vermieter, sobald umfangreiche Renovierungsarbeiten am Gebäude anstehen. So weit die Rechnungen der Handwerker mit MwSt ausgewiesen wurden und auch alle anderen formalen Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Vermieter die MwSt in seiner Voranmeldung zum Abzug bringen. Ein Überhang der Vorsteuer über der MwSt auf die Umsätze wird durch das Finanzamt erstattet. Alle Renovierungskosten belasten den Vermieter daher nur in Höhe des Netto-Betrages. Dieser Aspekt führt zu einer höheren Rentabilität des Vermietungsobjektes.

Achtung „Gemischt genutzte Gebäude“

In dem obigen Gebäude optiert der Vermieter bei den Gewerbetreibenden Friseur, Restaurant und Ingenieurbüro auf die Umsatzsteuer, die Arztpraxis und die vermietete Wohnung bleiben außen vor. Wenn ein Gebäude nur teilweise umsatzsteuerpflichtig vermietet ist, kann der Vermieter aus Rechnungen, die in Zusammenhang mit dem Gesamtgebäude bezahlt wurden, die Umsatzsteuer nicht vollständig bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Er kann nur die gezahlte Umsatzsteuer zurückverlangen, in der die umsatzsteuerpflichtigen Mieteinnahmen zu den umsatzsteuerfreien Mieteinnahmen stehen, drei Beispiele:

1. Jede vermietete Einheit verfügt über eine Gasetagenheizung. Die Therme des Ingenieurbüros ist defekt. Der Heizungsbauer repariert die Anlage und schreibt eine Rechnung über 1.500 EUR zzgl. 19% MwSt., Brutto also 1.850 EUR. 350 EUR Vorsteuer kann der Vermieter in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben, da die Arbeiten alleine das Ingenieurbüro und damit die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze betreffen.
2. Die Gasetagenheizung in der Arztpraxis wird ebenfalls wenige Monate später für 900 EUR Brutto repariert. Hier ist kein Ansatz der Vorsteuer möglich, da die Reparatur nur den umsatzsteuerfreien Teil der Einkünfte betrifft.
3. Das Haus verfügt nicht über Gasetagenheizungen, sondern über eine Zentralheizung, die alle Einheiten mit Wärme und Warmwasser versorgt. Auch hier muss der Heizungsbauer die Anlage reparieren und berechnet 1.190 EUR Brutto. Die 190 EUR Vorsteuer darf der Vermieter in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht vollständig ansetzen, sondern nur anteilig nach der umsatzssteuerpflichtig vermieteten Fläche.

Es gilt zu beachten, dass Teile der Erstattungen zurückgefordert werden, wenn innerhalb einer 10-Jahresfrist eine umsatzsteuerfrei Vermietung erfolgt. Eine schädliche Vermietung ist auch gegeben, wenn ein bestehender Gewerbemieter sein Tätigkeitsfeld ändert und nur noch Umsätze tätigt, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Derartige Möglichkeiten müssen daher in einem Vertrag mit dem Mieter festgehalten werden und diesen bei schädlicher Nutzung der Mieträume zu einer Schadensersatzzahlung verpflichten.