Ob Streit, Kündigung, Betriebskostenabrechnung oder Mietminderung: So mancher Vermieter hat hier das Nachsehen, weil im Vorfeld die notwendige Sorgfalt fehlt. Fehlen wichtige Unterlagen, kann auch die beste Rechtsanwältin nicht mehr viel ausrichten. Mit diesen 10 einfachen Maßnahmen wahren sie als Vermieter ihre Rechtsposition.

1. Dokumentieren sie die Neuvermietung

Ob Mieterselbstauskunft, Vorvermieterbescheinigung, handschriftliche Notizen oder Gehaltsbescheinigungen: Ist der Mietvertrag unterzeichnet, werden solche Unterlagen gerne entsorgt. Sie können im Streitfall jedoch eine wertvolle Hilfe sein. Die Vorlage einer "frei erfundenen" Vorvermieterbescheinigung stellt beispielsweise eine erhebliche Verletzung (vor)vertraglicher Pflichten dar, die eine Vertragsfortsetzung für den Ver-mieter unzumutbar machen und somit eine fristlose Kündigung rechtfertigen kann (BGH, Urteil vom 09.04.2014, Az. VIII ZR 107/13). Auch unrichtige Angaben zur Zahlungsfähigkeit in der Mieterselbstauskunft rechtfertigen - je nach den individuellen Umständen - die fristgerechte oder sogar die fristlose Kündigung (anwalt.de).

2. Geben sie Wohnungsmängel im Mietvertrag an

Ein Mieter kann wegen Mängeln, die ihm bereits bei Vertragsabschluss nachweislich (!) bekannt sind,  nicht die Miete mindern (§ 536 BGB). Halten sie also schriftlich bei Abfassung des Mietvertrages fest, dass beispielsweise der Keller feucht ist oder die Möbel wegen eventueller Schimmelgefahr mit 10 Zentimetern Abstand von der Wand aufgestellt werden müssen. So schließen sie in zulässiger Weise Gewährleistungsrechte aus.

3. Erstellen sie ein Übergabeprotokoll

Spätestens bei Rückgabe der Wohnung gibt es oft Streit zwischen Mieter und Vermieter. Hatte das Waschbecken im Bad einen Riss? Gab es die tiefen Rillen im Laminat schon bei Einzug? Diese Fragen kann im Nachhinein nur ein Wohnungsübergabeprotokoll klären. Sehr wichtig: Wurde die Wohnung renoviert übergeben? Nur dann ist es dem Vermieter möglich, den Mieter im Mietvertrag zu Schönheitsreparaturen zu verpflichten.

4. Eine Handakte für jeden Mieter

Den berühmten Schuhkarton haben wir bei Übergabe einer Mietverwaltung zwar noch nicht erhalten, aber oft wurden uns nur die "nackten" Mietverträge übergeben. Kommt es dann zum Streit, haben die Eigentümer oft schlechte Karten, weil Übergabeprotokolle, Mieterhöhungsverlangen oder Modernisierungsankündigungen fehlen. In der Praxis verlieren Vermieter ihre Forderungen, weil Unterlagen nicht mehr auffindbar sind. Deshalb: Verwahren sie chronologisch alle Schriftstücke, die mit dem Mietvertrag in Verbindung stehen, in einem Ordner auf.

5. Weisen sie die Anlage der Mietkaution nach

Hat der Mieter die Mietkaution gezahlt, bestätigen sie ihm die ordnungsgemäße Anlage der Kaution. Denn, fragt er nach und erhält keine Auskunft, kann er die Zahlung der weiteren Raten aussetzen (BGH, Urteil vom 09.06.2015, Az. VIII ZR 324/14).

6. Kontrollieren sie die Zahlungseingänge monatlich

Das ist gar nicht so selten: Die Mieteingänge werden nur unregelmäßig kontrolliert. Zum einen kann das zu Liquiditätsengpässen führen und zum anderen sollten sie rechtzeitig reagieren, um größere Mietausfälle zu verhindern. Beläuft sich beispielsweise der Mietrückstand auf zwei Mieten dürfen sie das Mietverhältnis ohne Abmahnung fristlos kündigen. Stellen sie bei der zeitnahen Kontrolle der Mieteingänge fest, dass einige Mieter regelmäßig nicht fristgerecht zahlen, sichern sie sich durch Abmahnungen die Möglichkeit, eine ordentliche Kündigung auszusprechen.

7. Absprachen nur schriftlich

Zu "vertragsändernden Absprachen" kann es schnell kommen, oft reicht ein Gespräch im Treppenhaus: "Den Keller Nummer 5 können sie für 20 Euro monatlich haben, aber der ist feucht, ich hafte für nichts!" Oder ein Telefonat: "Die Wohnungsschlüssel können sie mir in den Briefkasten legen, dann schaut sich mein Handwerker an, was vor Neuvermietung gemacht werden muss". Kommt es zum Streit - der Mieter mindert die Miete, weil der Keller feucht ist oder der alte Mieter zahlt während der laufenden Kündigungsfrist keine Miete mehr,  weil er der Auffassung ist, die Wohnung wurde zurückgegeben - kann es teuer werden. Denn hier steht dann Aussage gegen Aussage. Deshalb: Jede Absprache zwischen Mieter und Vermieter, welche die Rechte und Pflichten aus dem Mietvertrag ändert, sollte nur schriftlich getroffen werden. Das vermeidet Mißverständisse und Streit.

8. Prüfen sie Mängelanzeigen sofort

Angezeigte Mängel sollten zeitnah geprüft und ggf. beseitigt werden. Tun sie dies nicht, zieht das Mietminderungen, auch auf die Betriebskosten, nach sich. Sie erhalten also nicht nur eine geringere Miete, sondern zahlen auch bei den Betriebskosten drauf. Und schließlich: Befinden sie sich in Verzug, darf ihr Mieter die Mängelbeseitigung selbst in Auftrag geben.

9. Erstellen sie die Betriebskostenabrechnung zügig

Mieter prüfen die Betriebskostenabrechnung schnell. Sollten sich Fehler eingeschlichen haben, erfolgt die Rüge prombt. So haben sie noch ausreichend Zeit, eventuelle Fehler zu berichtigen. Denn berichtigen dürfen sie nur, innerhalb der einjährigen Abrechnungsfrist.

10. Notieren sie sich den tatsächlichen Mieterauszug

Hat der Mieter die Wohnung beschädigt oder verschlechtert, haben sie 6 Monate Zeit, für die gerichtliche Geltendmachung der Schäden, danach sind die Schäden verjährt (§ 548 BGB). Die Verjährungsfrist beginnt nicht am Ende der Kündigungsfrist zu laufen, sondern mit dem Tag, an dem sie die Schlüssel zur geräumten Mietwohnung zurückerhalten - auch wenn dieser Tag VOR dem eigentlichen Mietende liegt. Dieser Unterschied kann sie unter Umständen viel Geld kosten. Vermerken sie deshalb den Tag der Schlüsselübergabe und den sich hieraus errechnenden Ablauf der 6-monatigen Verjährungsfrist.