Zustellung der Abrechnung: 5 Fehler, die sie vermeiden sollten

Wird die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist zugestellt, darf der Mieter eine Nachzahlung verweigern. Genau dazu kommt es in der Praxis öfters, weil Vermieter diese 5 Fehler bei der Zustellung unterlaufen:

1. Späte Postaufgabe

Wer die Abrechnung erst an den letzten zwei oder drei Tagen des Jahres zum Briefkasten trägt, riskiert, dass der Mieter die Post erst nach dem 31.12. erhält. Denn zu Postverzögerungen kommt es zum Jahresende häufiger.

2. Übergabe-Einschreiben

Um auf der sicheren Seite zu sein, wählen viele Vermieter das Übergabe-Einschreiben, auch Einschreiben mit Rückschein genannt. Hier lässt sich der Postbote die Übergabe des Schreibens vom Empfänger mit Unterschrift bestätigen. Trifft der Postbote den Empfänger nicht an, hinterlässt er einen Benachrichtigungszettel im Briefkasten. Was viele nicht wissen: Der Zugang der Postsendung erfolgt erst, wenn der Mieter die Sendung bei der Post abholt. Tut er das - aus welchen Gründen auch immer – nicht, gilt das Schreiben als nicht zugestellt (BGH, Urteil vom 26.11.1997, Az. VIII ZR 22/97).

Tipp: Wenn sie das Schreiben an ihren Mieter mit der Post verschicken möchten, sollten sie das Einwurf-Einschreiben nutzen, vorausgesetzt, der Mieter hat seinen Namen am Briefkasten stehen. Denn das Einwurf-Einschreiben gilt schon dann als zugestellt, wenn es dem Adressaten in den Briefkasten geworfen wird.

3. Posteinwurf nachmittags oder abends

So mancher Vermieter denkt, eingeworfen ist eingeworfen und wenn es am 31.12. um 23:59 Uhr ist. Dies ist ein Irrtum. Denn ob eine Zustellung die Frist wahrt, beurteilt sich danach, ob die Kenntnisnahme nach der Verkehrsanschauung zu erwarten ist. Wird ihr Schreiben am Vormittag in den Briefkasten geworfen, ist davon auszugehen, dass der Mieter noch am gleichen Tag Kenntnis von dem Schreiben nimmt, erfolgt der Einwurf am Nachmittag ist dies nicht der Fall. Ob dies tatsächlich der Fall ist, ist unerheblich, es geht nur darum, ob erwartet werden darf, dass der Empfänger in den Briefkasten schaut (vgl. BGH, Urteil vom 5. 12. 2007 – XII ZR 148/05).

4. Zustellung nicht an alle Mieter

Ein Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung nicht an alle Mieter adressieren, sagt der Bundesgerichtshof. Tut er das, darf er eine Nachzahlung dann auch nur von dem Mieter verlangen, der auch die Betriebskostenabrechnung erhalten hat (BGH, Urteil vom 28.04.2010, Az. VIII ZR 263/09).

Tipp: Haben mehrere Parteien den Mietvertrag unterschrieben, sollten sie die Abrechnung an alle Vertragsparteien schicken. Denn sollte einer der Mieter zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig sein, können sie die Nachzahlung auch von den anderen Mietparteien verlangen.

5. Der ausgezogene Mieter

Zieht der Mieter aus, muss keine Zwischenabrechnung erstellt werden (BGB § 556 Abs. 3, Satz 4). Diese Arbeitserleichterung führt jedoch oft dazu, dass Vermieter erst dann feststellen, dass die neue Anschrift des ehemaligen Mieters nicht stimmt, wenn die turnusmäßige Abrechnung nicht zugestellt werden kann und dann kann es knapp werden. Kommt die Abrechnung zurück und die Abrechnungsfrist verstreicht bis zur Ermittlung der aktuellen Anschrift, kann ein Vermieter nicht auf Nachzahlung pochen, weil er der Auffassung ist, dass er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Damit die Abrechnung den ausgezogenen Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist erreicht, muss der Vermieter sich rechtzeitig über die aktuelle Anschrift informieren, nötigenfalls auch mit einer Anfrage beim Einwohnermeldeamt (AG Lemgo, Urteil vom 09.09.2009, Az. 20 C 144/09).