Deutlich weiter als im Wohnraummietrecht ist bei der Vermietung von Geschäftsräumen die Abwälzung von Instandhaltungs- und Betriebskosten auf die Mietpartei möglich. Häufig, aber nicht nur, erscheinen derartige Positionen bei der Vermietung von Gewerbeflächen in Einkaufszentren oder ähnlichen Großobjekten. Üblich ist dabei die Abwälzung von Verwaltungskosten, Bewachungskosten und Werbekosten.

Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten des Gebäudes dürfen nach der Betriebskostenverordnung nicht auf den Mieter umgelegt werden. Ausnahme laut Bundesgerichtshof: Gewerberaumvermietung. 

Grundsätzlich ist zu beachten: Ohne ausdrückliche mietvertragliche Vereinbarung muss ein Gewerberaummieter keine Verwaltungskosten zahlen. Die Abwälzung von Verwaltungskosten geschieht über eine Individualvereinbarung oder unter expliziter Nennung der Position unter der Nummer 17 "sonstige Betriebskosten". Verweist der Gewerberaummietvertrag nur auf die Betriebskosten, scheidet eine Kostentragung aus. 

Zu den klassischen Verwaltungsaufgaben gehört die Mieterkorrespondenz, die Bearbeitung von Vertragsabschlüssen, Buchhaltung, Betriebskostenabrechnung, Anmahnung und Beitreibung von Mieten, Bearbeitung behördlicher Verfahren, regelmäßige Begehung des Objektes. Unter "technische Verwaltung" ist die Vergabe von Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufträgen an Handwerker, ihre Überwachung und Bezahlung zu verstehen.

• Die in einer Formularklausel festgelegte "allgemeine Umlage von Verwaltungskosten" auf den Mieter verstößt bei der Gewerbemiete nicht gegen das Transparenzgebot gemäß § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB, wenn sie ortsüblich sind (BGH, Urteil vom 24. Februar 2010 - XII ZR 69/08).
• Auch die Umlage von "Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung" in allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Mietvertrages über Geschäftsräume ist weder überraschend im Sinne von § 305 c BGB, noch verstößt sie gegen das Transparenzgebot gemäß § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2009 - XII ZR 109/08).

Je nach Lage und Ausstattung des Objektes können die Kosten zwischen 3% und 5% der Nettomiete oder aber auch wie in einem vom BGH unter XII ZR 112/09 verhandelten Fall bei 5,5% der Bruttomiete liegen! Da kommt bei einer Nettomiete von mtl. 4.000 Euro schon etwas zusammen.

"Der Vermieter kann die Verwaltungskosten im Rahmen des Ortsüblichen und Notwendigen umlegen. Daraus ergibt sich gleichzeitig, dass die Kosten nicht zu einem Überraschungseffekt führen. Wenn sie sich im Rahmen des Ortsüblichen halten, können sie von dem gewerblichen Mieter wenigstens im Groben abgeschätzt werden." (BGH, XII ZR 112/09)

Achten sie auf die Formulierungen im Mietvertrag

Nimmt die Vereinbarung Bezug auf das Gebäudemanagement gem. DIN 32836 dürfte es Probleme für den Vermieter geben. Dies gilt auch für den Begriff Facility-Management. Auch wenn es sich besser anhört: Die Hausverwaltung ist kein Gebäudemanager im klassischen Sinn und auch kein Facility-Manager! Beide Formulierungen sind zu weit gefasst, überraschend und damit intransparent (Schulzz PiG 85 (2009) S. 105 (113 u. 118). 

Auch die Kosten des "Center-Managers" sind ohne nähere Beschreibung und Aufschlüsselung intransparent und somit in einem Formularmietvertrag unwirksam (BGH, XII ZR 205/09). Etwas anderes gilt für die Formulierung "Center-Manager und Verwaltung". Die Kostenumlage des "Center-Managers" scheitert, die Kostenumlage "Verwaltung" bleibt wirksam (BGH, XII ZR 112/10).

Bewachungskosten

Grundsätzlich ist jeder Gewerberaummieter für die Bewachung und den Schutz seiner Geschäftsräume selbst zuständig. Liegen die Räumlichkeiten jedoch in einem großen Geschäftskomplex, ist eine Bewachung zum Schutz des Eigentums der Mieter oft notwendig. Sei es, weil die Unternehmen aus der Art des Gewerbes hochwertig ausgestattet sind oder als Ladenmieter besonders teure Ware anbieten, aber auch, um unerwünschte Dritte vom Objekt fernzuhalten. Trifft eine der Voraussetzungen zu, können die Bewachungskosten auf die Mieter umgelegt werden. Jedoch auch hier nur, wenn dies mietvertraglich über eine Individualvereinbarung oder unter der Nummer 17 "sonstige Betriebskosten" vereinbart wurde. Als Mieter sollten sie hinterfragen, was sie als Gegenleistung bekommen. Es muss klar ersichtlich sein, ob und in welchem Umfang auch die selbst gemietete Fläche in die Bewachung einbezogen ist. 

Werbekosten

Die Kosten sind auf Gewerberaummieter umlegbar, es kommt jedoch auf die Ausgestaltung an.

Der einfachste Weg ist über die vertragliche Verpflichtung des Mieters, einer Werbegemeinschaft beizutreten, indem der Vermieter selbst die gemeinsame Werbung übernimmt und die hierfür erforderlichen Kosten auf der Grundlage einer entsprechenden vertraglichen Regelung als Betriebskosten auf die einzelnen Mieter umlegt (OLG Hamburg ZMR 2004, 509, 510).

Alternativ kann der Mieter auch verpflichtet werden, einer bestehenden Werbegemeinschaft in Form eines eingetragenen Vereins beizutreten, da die Vereinsmitglieder für Verbindlichkeiten des Vereins grundsätzlich nicht persönlich haften. Ist in der Vereinssatzung der Werbegemeinschaft die Höhe der monatlich vom Mieter zu zahlenden Beiträge konkret beziffert, gibt es keine Probleme mit der Umlage der Kosten. (BGH, XII ZR 146/14)

Die formularmäßige Verpflichtung des Mieters in einem Einkaufszentrum, einer Werbegemeinschaft in Form einer GbR beizutreten, verstößt dagegen wegen des damit verbundenen Haftungsrisikos gegen das Transparenzgebot (BGB XII ZR 39/04).