Im gewerblichen Bereich enthalten Mietverträge einige Besonderheiten, die sich auf die Betriebskostenabrechnung auswirken. Auch gewerbliche Mieter haben einen Anspruch darauf, dass ihr Vermieter innerhalb einer angemessenen Frist eine Abrechnung erstellt, es gibt allerdings grundlegende Unterschiede zur Abrechnung für privat genutzte Immobilien.

Neuerung: Textform für Gewerbemietverträge ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 genügt für den Abschluss und die Änderung von Gewerberaummietverträgen die Textform. Das bedeutet, dass Verträge künftig per E-Mail oder Fax abgeschlossen werden können, ohne dass eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist. Dies erleichtert die Vertragsgestaltung erheblich.

Gewerbliche Mieter sind keine schwächere Vertragspartei

Der wohl entscheidendste Unterschied zwischen gewerblichen und privaten Mietverträgen liegt darin, dass gewerbliche Mieter vom Gesetzgeber nicht als schwächere und damit besonders schützenswerte Spezies betrachtet werden. Für den Gesetzgeber wird ein Mietvertrag für eine Gewerbeimmobilie zwischen zwei rechtlich gleich gestellten Kaufleuten geschlossen.

Damit stehen sich gewerbliche Mieter gesetzlich grundsätzlich etwas schlechter als Mieter von privat genutzten Immobilien und sollten sich deshalb im Bereich der Betriebskostenabrechnung besonders gut absichern. 

Allgemeiner Überblick über Betriebskosten in der Gewerberaummiete

Betriebskosten können frei vertraglich vereinbart werden, ohne an die Betriebskostenverordnung (BetrKV) gebunden zu sein.

Zu den Betriebskosten gehören insbesondere:

• Betriebskosten nach BetrKV (z. B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Wasserversorgung, Gebäudereinigung)

• Zusätzliche Kosten, die bei Wohnraummietverhältnissen nicht umlagefähig wären (z. B. Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)

Weitere mögliche Betriebskosten

Diese Kosten gehören nicht direkt zu Verwaltung oder Instandhaltung, können aber als Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart werden:

• Kosten einer Alarmanlage (Miete, Leasing, Wartung)
• Bewachungskosten / Wachdienst
• Brandschutzprüfung (Miete, Leasing, Wartung, wiederkehrende Prüfungen)
• Containerdienst für die Müllentsorgung
• Fassadenreinigung (wenn zur Erhaltung notwendig)
• Müllpresse (Betrieb und Wartung)
• Beiträge zu Werbegemeinschaften (wenn der Mieter einen Vorteil daraus zieht)
• Erbbauzinsen (können vereinbart werden, sind aber keine klassischen Betriebskosten)

Voraussetzung ist immer, dass die Umlage zusätzlicher Kosten ausdrücklich und schriftlich im Mietvertrag festgehalten ist.

Halten sie alle vereinbarten Betriebskosten schriftlich fest!

Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte auf einen Mietvertrag bestehen, in dem sämtliche umzulegenden Betriebskosten als Einzelposten detailliert aufgeführt und noch einmal zusätzlich in einer Vertragsanlage dokumentiert werden.

Auf diese Weise ist für beide Seiten eine rechtlich verbindliche Grundlage geschaffen, die spätere juristische Streitigkeiten vermeiden kann. Vertragliche Zusatzklauseln sind nämlich nur dann rechtlich zulässig, wenn sie dem Bestimmtheitsgrundsatz und dem Transparenzgebot entsprechen.

Verwaltungskosten in der Gewerberaummiete

Zu den Verwaltungskosten in der Gewerberaummiete zählen kaufmännische und technische Verwaltungsarbeiten, die sich auch auf die persönlichen Leistungen des Vermieters beziehen, so beispielsweise auch auf die Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Die Betriebskostenverordnung schließt eine Umlage von Verwaltungskosten auf die Wohnraummieter grundsätzlich aus. Bei gewerblichen Immobilien dürfen Vermieter solche Kosten allerdings als sonstige Betriebskosten trotzdem wieder auf die Mieter gewerblich genutzter Räumlichkeiten umlegen.

Diese zusätzliche Rechte für Vermieter können unter Umständen. erhebliche Zusatzkosten für Mieter einer Gewerbeimmobilie mit sich bringen. Mieter sollten also bereits vor Vertragsunterzeichnung genau hinschauen und sich vergewissern, welche Posten im Vertrag als umlagefähige Betriebskosten deklariert werden.

Betriebskosten

Wann dürfen Betriebskostenvorauszahlungen angepasst werden?

Mit der Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen nach einer Abrechnung soll erreicht werden, dass die vom Mieter zu leistenden Abschläge den tatsächlichen Kosten möglichst nahe kommen, so dass weder...

Der Umlageschlüssel in Gewerbeimmobilien

Grundlage der Betriebskostenabrechnung im gewerblichen Bereich ist der Umlageschlüssel. Er setzt die Fläche der gemieteten Gewerberäume in Relation zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes und ermittelt, in welchem Umfang der jeweilige Mieter an den Gesamtkosten für das Gewerbeobjekt beteiligt wird.

Teilweise private und gewerbliche Nutzung der Immobilie

Anders sieht es aus bei Immobilien, die einer gemischten Nutzung unterliegen. Das bedeutet, dass einzelne Bereiche als gewerbliche Räume vermietet werden, während andere Gebäudeteile als private Wohnräume genutzt werden. Befindet sich beispielsweise im Erdgeschoss eines privaten Wohnhauses eine Arztpraxis, die als gewerbliche genutzte Immobilie gilt, ist genau zu unterscheiden. Hier hat der Gesetzgeber festgelegt, dass die privaten Mietparteien in der Immobilie nicht benachteiligt werden dürfen und deshalb der pauschal berechnete Umlageschlüssel auf die gesamte Gewerbeimmobilie nicht angewendet werden kann.

Abrechnung- und Abrechnungszeitraum der Betriebskosten

Zur Abrechnungsfrist und zur Nichtabrechnung von Betriebskosten bei Mietverträgen über Geschäftsräume urteilte der BGH unter XII ZR 22/07:

Hintergrund des Falls

• Ein Gewerbemietvertrag wurde 1993 geschlossen.
• Die Nebenkostenabrechnungen enthielten für die Jahre 1993 bis 2001 bestimmte Positionen (Allgemeinstrom, Wartung der Heizung, Schädlingsbekämpfung, Verwalterhonorar) nicht.
• Erst mit den Abrechnungen für 2002–2004 (erstellt 2004) wurden diese Kosten dem Mieter in Rechnung gestellt.
• Der Mieter verweigerte die Zahlung mit der Begründung, dass die Abrechnungsfrist abgelaufen sei und sich durch die jahrelange Nichtabrechnung eine konkludente Vertragsänderung ergeben habe.

1. Keine Ausschlussfrist für Nebenkostenabrechnungen im Gewerbemietrecht

• § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, der eine Ausschlussfrist von 12 Monaten für Wohnraummietverhältnisse vorsieht, gilt für Gewerbemietverhältnisse nicht.
• Begründung: § 578 BGB verweist nicht auf § 556 BGB, sodass keine gesetzliche Regelungslücke besteht.
• Eine analoge Anwendung auf Gewerbemietverhältnisse wurde abgelehnt.

2. Keine konkludente Vertragsänderung durch jahrelange Nichtabrechnung

• Der Umstand, dass über Jahre hinweg bestimmte Nebenkostenpositionen nicht abgerechnet wurden, reicht nicht für eine stillschweigende Änderung des Mietvertrags aus.
• Ein solches Verhalten bedeutet nicht automatisch einen Verzicht auf künftige Nachforderungen.
• Der BGH stellte klar, dass ein Verzicht oder eine Vertragsänderung immer eine erkennbare Willenserklärung erfordert.

3. Kein Vertrauenstatbestand für Verwirkung

• Für eine Verwirkung muss der Mieter darauf vertrauen dürfen, dass keine Forderungen mehr erhoben werden.
• Die bloße Nichtabrechnung durch den Vermieter reicht hierfür nicht aus.
• Entscheidend ist, dass der Mieter von Anfang an die Umlagefähigkeit dieser Kosten kannte und daher nicht im Vertrauen auf eine andere Regelung gehandelt hat.

4. Verpflichtung zur Abrechnung innerhalb angemessener Frist

• Auch wenn es keine gesetzliche Ausschlussfrist gibt, muss die Abrechnung innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen.
• Der BGH legt hier eine Regelfrist von einem Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums fest (analog zur Wohnraummiete).
• Eine zu späte Abrechnung kann zu einer Erfüllungsverweigerung des Mieters führen, wenn dadurch berechtigte Interessen verletzt werden.

Bedeutung des Urteils für die Praxis

• Vermieter von Gewerberäumen können auch nach Ablauf eines Jahres Nachforderungen stellen, solange sie keine Vertragsänderung oder Verwirkung zulassen.
• Mieter können sich nicht allein auf verspätete Abrechnungen berufen, um die Zahlung zu verweigern.
• Vermieter sollten jedoch die Abrechnungen zeitnah erstellen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Und wenn der Vermieter keine Abrechnungen erstellt?

Nun kann es sein, dass der Vermieter einfach keine Abrechnungen erstellt und ihnen noch nach Jahren hohe Nachzahlungen ins Haus flattern oder die Guthaben nicht überwiesen werden. Hier müssen sie mit Druck nachhelfen.

Dem Mieter steht ein Zurückbehaltungsrecht zu

Sie können die Zahlung der Vorauszahlungen einstellen, dafür zuständig ist § 273 BGB, dort geht es um das Zurückbehaltungsrecht:

„Hat der Schuldner aus demselben rechtlichen Verhältnis, auf dem seine Verpflichtung beruht, einen fälligen Anspruch gegen den Gläubiger, so kann er, sofern nicht aus dem Schuldverhältnis sich ein anderes ergibt, die geschuldete Leistung verweigern, bis die ihm gebührende Leistung bewirkt wird (Zurückbehaltungsrecht)."

Zunächst müssen sie die Jahresfrist ablaufen lassen, dann berufen sie sich auf § 273 BGB. Dies bedeutet, dass sie die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen einstellen, nachdem sie den Vermieter zur Erstellung einer Abrechnung aufgefordert haben. Das Zurückbehaltungsrecht kann so lange ausgeübt werden, bis der Mieter den Betrag der Nebenkostenvorauszahlungen erreicht hat, über welche noch keine Abrechnung durch den Vermieter erstellt wurde. Sobald der Vermieter dann die Abrechnung erstellt, sind sie wieder zur Zahlung der Vorauszahlungen verpflichtet. Mietzahlungen müssen weiterhin vorgenommen werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Zurückbehaltungsrecht des Mieters auch durch den Bundesgerichtshof bestätigt wurde und ein legitimes Mittel darstellt, um den Vermieter zur Erstellung einer Abrechnung zu bewegen.

Die Verjährung und ihre Bedeutung für Nachforderungen im Gewerbemietrecht

Nach § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre. Diese Frist gilt auch für Nachforderungen aus Betriebskostenabrechnungen im Gewerbemietrecht.

Wann beginnt die Verjährungsfrist?

Gemäß § 199 Abs. 1 BGB beginnt die dreijährige Verjährungsfrist:

1. Am Ende des Jahres, in dem die Nebenkostenabrechnung fällig wurde.
2. Wenn der Vermieter Kenntnis von den anspruchsbegründenden Tatsachen hat oder hätte haben müssen.

Da eine Nebenkostenabrechnung meist bis zum Ende des Folgejahres erstellt werden muss (auch im Gewerbemietrecht gilt eine "angemessene Frist" von ca. 12 Monaten), beginnt die Verjährungsfrist oft erst nach Ablauf dieses Abrechnungszeitraums.

Beispiel für die Verjährung von Gewerbenebenkosten:

• Abrechnungszeitraum: 01.01.2020 – 31.12.2020
• Späteste Abrechnung: Angemessene Frist bis 31.12.2021
• Beginn der Verjährung: 01.01.2022
• Ende der Verjährungsfrist: 31.12.2024

Das bedeutet: Nach Ablauf der drei Jahre kann der Mieter sich auf Verjährung berufen und die Zahlung verweigern.

Zusammenhang mit dem Urteil BGH XII ZR 22/07

• Der BGH hat in diesem Urteil klargestellt, dass es keine Ausschlussfrist für verspätete Abrechnungen im Gewerbemietrecht gibt (anders als bei Wohnraum).
• Das heißt aber nicht, dass eine Forderung unbegrenzt durchsetzbar bleibt – sie unterliegt dennoch der dreijährigen Verjährung nach § 195 BGB.
• Falls ein Vermieter seine Betriebskosteabrechnung erst nach dieser Verjährungsfrist stellt oder eine Nachforderung erhebt, kann der Mieter diese mit Verweis auf Verjährung zurückweisen.

Fazit

Auch wenn ein Gewerbevermieter eine verspätete Abrechnung vorlegt, bleibt die Nachforderung durchsetzbar, solange die Verjährungsfrist von drei Jahren noch nicht abgelaufen ist. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter die Zahlung verweigern.

Betriebskosten in Kitas und anderen Betreuungseinrichtungen

Grundsätzlich gelten auch Kindertageseinrichtungen und andere Betreuungseinrichtungen als gewerblich genutzte Immobilien. Je nach Trägerschaft werden die Betriebskosten hier allerdings nicht von der Einrichtung selbst getragen, sondern von der Gemeinde, vom Landesverband oder einem anderen Träger.

Auch die Abrechnung erfolgt in solchen Fällen häufig auf anderem Wege als über einen vorab zu leistenden Pauschalbetrag über die Miete. Umlagefähig sind nämlich nur solche Kosten, die durch den tatsächlichen und erforderlichen Betrieb der Betreuungseinrichtung entstanden sind. Hierzu wird im Einzelfall geprüft, ob die entstandenen Kosten tatsächlich notwendig waren, damit die Einrichtung den ihr gesetzlich zugewiesenen Zweck erfüllen kann.

Außerdem finden bestimmte Kappungsgrenzen Anwendung, die dafür Sorge tragen sollen, dass die Betriebskosten nicht höher ausfallen als in anderen vom Träger zur Verfügung gestellten Einrichtungen mit einem ähnlichen gesetzlich festgelegten Betriebszweck. Kindertageseinrichtungen und andere Betreuungseinrichtungen unterliegen im Hinblick auf die Betriebskostenabrechnung und die Umlagefähigkeit entstandener Kosten also meist einer individuellen Prüfung.