Auch als Vermieterin müssen Sie in der Mieterselbstauskunft einen Hinweis zum Datenschutz geben. Laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) müssen Sie den Mietinteressenten darüber informieren, welche Daten Sie erheben, zu welchem Zweck und wie lange diese gespeichert oder vernichtet werden.

1. Pflichtangaben nach DSGVO

Nach Art. 13 DSGVO müssen Sie den Mietinteressenten schriftlich informieren über:

• Zweck der Datenerhebung:
  → „Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Prüfung der Bonität und Eignung als Mieter.“
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
  → Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung)
• Datenempfänger:
  → „Die Daten werden nur intern verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, außer es besteht eine gesetzliche Verpflichtung oder eine ausdrückliche Zustimmung des Mietinteressenten.“
• Speicherdauer und Löschung:
  → „Werden Sie als Mieter ausgewählt, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses. Falls kein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Daten spätestens nach [X] Wochen/Monaten gelöscht oder vernichtet.“
  (Empfohlen: 3 Monate nach Mieterauswahl, um Nachfragen oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.)
• Rechte des Mietinteressenten:
  → „Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten. Beschwerden können bei der Datenschutzbehörde eingereicht werden.“
• Kontaktdaten des Verantwortlichen:
  → Ihr Name bzw. der Name der Verwaltung und eine Kontaktadresse.

2. Wie müssen die Daten vernichtet werden?

• Wenn kein Mietvertrag zustande kommt:
  → Papierunterlagen schreddern oder in einem DSGVO-konformen Behälter entsorgen.
  → Digitale Daten löschen (auch aus Cloud-Backups).
• Wenn ein Mietvertrag zustande kommt:
  → Relevante Daten dürfen für die Dauer des Mietverhältnisses gespeichert bleiben, müssen aber nach Vertragsende mit Ablauf gesetzlicher Fristen gelöscht werden.
  → Nicht relevante Daten (z. B. Selbstauskunft oder SCHUFA-Auskunft) sollten direkt nach Mietvertragsabschluss gelöscht werden.

3. Beispiel für einen Datenschutz-Hinweis in der Selbstauskunft

Gilt die DSGVO auch für Kleinvermieter?

Ja, auch als kleine Vermieterin mit nur einer oder zwei Wohnungen müssen Sie sich an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) halten. Es gibt keine Ausnahmeregelung für private Vermieter – sobald Sie personenbezogene Daten eines Mietinteressenten erheben, sind Sie verantwortlich für deren Schutz.

• Die Mieterselbstauskunft enthält personenbezogene Daten (Name, Adresse, Einkommen, evtl. SCHUFA-Daten).
• Sobald Sie diese Daten speichern oder weiterverarbeiten, unterliegen Sie der DSGVO.
• Es spielt keine Rolle, ob Sie nur eine Wohnung oder mehrere Wohnungen vermieten – Sie sind trotzdem für den Datenschutz verantwortlich.

Was müssen Sie konkret tun?

1. Einen Datenschutz-Hinweis in der Selbstauskunft aufnehmen.
2. Die Daten sicher aufbewahren und nach einem bestimmten Zeitraum löschen.
3. Daten nur für den Zweck der Mieterauswahl verwenden und nicht an Dritte weitergeben.

Muss ich eine Datenschutz-Erklärung auf meiner Webseite haben?

• Nein, nicht zwingend, wenn Sie keine Webseite mit Mietangeboten betreiben.
• Falls Sie allerdings Mieteranfragen über eine eigene Website sammeln, muss dort eine Datenschutzerklärung sein.

Was kann passieren, wenn ich das nicht mache?

• Theoretisch kann ein abgelehnter Mietinteressent eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen.
• In der Praxis sind kleine private Vermieter jedoch selten Ziel von Abmahnungen.
• Ein kurzer Datenschutzhinweis in der Selbstauskunft reicht aus, um DSGVO-konform zu sein.

Checkliste für Vermieter: Wichtige Punkte bei der Mieterselbstauskunft

1. Erlaubte Fragen stellen: Nur relevante Informationen erfragen (z. B. Name, Beruf, Einkommen, Anzahl der einziehenden Personen).
2. Unzulässige Fragen vermeiden: Keine Fragen zu Religion, sexueller Orientierung oder politischer Einstellung stellen.
3. SCHUFA-Auskunft korrekt anfordern: Erst in der Endauswahl und mit Zustimmung des Mietinteressenten verlangen.
4. Daten sicher speichern: Mieterselbstauskünfte vertraulich behandeln und nicht an Dritte weitergeben.
5. Daten nach Ablehnung löschen: Bewerberdaten spätestens 3 Monate nach der Mieterauswahl vernichten.
6. Rechtliche Rahmenbedingungen beachten: Datenschutzbestimmungen einhalten und Mieter über deren Rechte informieren.

Wichtige Hinweise zum Umgang mit der Mieterselbstauskunft für Vermieter

• Transparenz schaffen: Mieter sollten wissen, warum bestimmte Daten erhoben werden.
• Keine Pflicht zur Selbstauskunft: Der Mietinteressent muss die Auskunft nicht zwingend ausfüllen. Falls er sich jedoch verweigert, können Vermieter ihn von der Auswahl ausschließen.
• Alternative Bonitätsnachweise akzeptieren: Statt einer SCHUFA-Auskunft können auch Gehaltsnachweise oder Bescheinigungen des vorherigen Vermieters ausreichen.
• Keine Speicherung unnötiger Daten: Sobald der Mietvertrag unterzeichnet ist, sollten nicht mehr benötigte Informationen gelöscht werden.

Wann dürfen Sie eine SCHUFA-Auskunft verlangen?

• Nicht in der ersten Besichtigungsphase: Sie dürfen nicht schon zu Beginn einer Wohnungsbesichtigung die Vorlage einer SCHUFA-Auskunft fordern.
• Erst kurz vor Vertragsabschluss: Sobald Sie einem Interessenten die Wohnung konkret anbieten möchten, können Sie die SCHUFA-Auskunft als Bedingung für den Mietvertragsabschluss verlangen.

Was, wenn der Mietinteressent die SCHUFA-Auskunft verweigert?

• Ablehnung des Mietinteressenten möglich: Als Vermieterin dürfen Sie sich in diesem Fall für einen anderen Bewerber entscheiden.
• Alternative Nachweise möglich: Ein Mietinteressent kann stattdessen andere Nachweise über seine Bonität vorlegen, z. B.:
  • Gehaltsabrechnungen der letzten 3 Monate
  • Eine Bescheinigung des Arbeitgebers
  • Ein Kontoauszug mit regelmäßigen Einkommenseingängen
  • Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vorvermieters

Alternative: Bonitätsauskunft statt kompletter SCHUFA-Auskunft

Manche Mieter möchten nicht ihre komplette SCHUFA-Auskunft offenlegen, da diese persönliche Informationen enthält.

Eine SCHUFA-Bonitätsauskunft (z. B. die „SCHUFA-BonitätsCheck“ für Vermieter) enthält nur die relevanten Informationen und keine detaillierten Finanzdaten. Dies kann ein guter Kompromiss sein.