Der Urlaub wird wieder einmal teuer. Was für eine angenehme Überraschung ist es da, festzustellen, dass es noch ein fast vergessenes Guthaben aus einer alten Betriebskostenrechnung gibt, das der Vermieter bisher nicht ausgezahlt hat. Wer alte Betriebskostenabrechnungen als Sparstrumpf benutzt, muss beachten, dass zivilrechtliche Forderungen nicht unbegrenzt lange geltend gemacht werden können.

Bummeln sie als Mieter oder Vermieter nicht mit dem Ausgleich der Betriebskostenabrechnung. Ihr Anspruch könnte sonst verjährt sein. | Bild © Michal Jarmoluk auf pixabay.com Forderungen aus einer Betriebskostenabrechnung verjähren innerhalb von drei Jahren (§ 195 BGB). Die dreijährige Verjährungsfrist gilt für Mieter und Vermieter und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und ein Mieter oder Vermieter von dem Anspruch erfahren hat bzw. hätte erfahren müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Nach Ablauf der dafür gesetzlich festgesetzten Zeit gilt die Einrede der Verjährung. Das heißt konkret, derjenige, der in Anspruch genommen wird, hat die Möglichkeit, den Anspruch ohne weitere Prüfung zurückzuweisen. Eine inhaltliche Auseinandersetzung mit der Frage, ob der Anspruch als solcher sachlich berechtigt gewesen wäre, findet nicht mehr statt. Sie müssen also nicht wortreich verkünden, warum sie die Forderung nicht begleichen. Es genügt und ist wichtig, dass sie sich in ihrem Schreiben an den Mieter oder Vermieter auf die Einrede der Verjährung berufen.

Verjährungsfrist und Abrechnungsfrist, das eine hat mit dem anderen nichts zu tun

Zu unterscheiden ist die Verjährungsfrist (§ 195 BGB) von der Abrechnungsfrist (556 Absatz 3 BGB). Wer Wohnraum vermietet und sich einen monatlichen Betriebskostenvorschuss bezahlen lässt, ist zur Betriebskostenabrechnung verpflichtet (§ 556 Absatz 3 BGB). Der Abrechnungszeitrum umfasst 12 Monate, anschließend hat der Vermieter 12 Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und zuzustellen.

Nun denkt ein Vermieter vielleicht, ich bin spät dran und erstelle einfach keine Abrechnung, die Ansprüche des Mieters sind nach drei Jahren verjährt. Doch Abrechnungsfrist und Verjährungsfrist sind zweierlei. Weil noch keine Abrechnung vorliegt, läuft auch keine Verjährungsfrist. Die Verjährung beginnt, wenn die Abrechnungsfrist durch Zustellung der Abrechnung beendet wird.

• Ein Mieter hat trotz abgelaufener Frist weiter Anspruch auf Abrechnung, stellt sich der Vermieter stur, kann er auf Abrechnung klagen.
• Ein Vermieter, der die zwölfmonatige Abrechnungsfrist versäumt hat, kann keine Nachforderungen mehr stellen.
• Eventuelle Guthaben müssen dem Mieter jedoch auch bei einer verspäteten Abrechnung überwiesen werden.

Die Abrechnung wird innerhalb der Abrechnungsfrist erstellt

Der Mieter erhält die Betriebskostenabrechnung des Jahres 2016 am 15. März 2017, die Verjährungsfrist beginnt am 01. Januar 2018. Ob Guthaben oder Nachzahlung, Mieter und Vermieter müssen eine Forderung bis zum 31. Dezember 2020 gerichtlich geltend gemacht haben.

Die Abrechnung geht dem Mieter außerhalb der Abrechnungsfrist zu

Der Vermieter hat sich mit der Abrechnung für das Jahr 2015 Zeit gelassen und der Mieter erhält die Betriebskostenabrechnung mit einer ausgewiesenen Nachzahlung für das Jahr 2015 erst am 15. Oktober 2017. Da der Vermieter die gesetzliche Abrechnungsfrist von 12 Monaten überschritten hat, ist der Mieter nicht zum Ausgleich einer eventuellen Nachforderung verpflichtet (§ 556 Absatz 3 BGB). In diesem Fall besteht keine gesetzliche Grundlage für das Eintreten der Verjährungsfrist. Anders sieht es aus, wenn die Betriebskostenabrechnung ein Guthaben ausweist. Unberührt von der abgelaufenen Abrechnungsfrist behält der Mieter seinen Anspruch auf Auszahlung des Guthabens (§ 556 Absatz 3 BGB). Zahlt der Vermieter nicht, beginnt der Verjährungslauf zum 01. Januar 2018 und der Mieter muss seinen Anspruch spätestens bis zum 31. Dezember 2020 bei Gericht geltend machen.

Hemmung und Unterbrechung der Verjährung

Wer sich innerhalb der 3-jährigen Verjährungsfrist nicht darum kümmert, seinen sich aus der Betriebskostenabrechnung ergebenden Anspruch geltend zu machen, der geht möglicherweise im vierten Jahr leer aus. Nur dann, wenn sich der Gläubiger einer Forderung um ihre Realisierung aktiv bemüht, kann der Ablauf der Verjährungsfrist unterbrochen oder gehemmt werden.

Zahlungsklage und Mahnbescheid sind die geeigneten Mittel

Zur Absicherung vor einer Verjährungseinrede kann bei dem zuständigen Gericht eine Zahlungsklage eingereicht oder der Erlass eines Mahnbescheids beantragt werden. Sind es nur noch wenige Wochen oder sogar Tage bis zum Ende der Verjährungsfrist, empfiehlt es sich, kurzfristig den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids zu beantragen. Um die Verjährung zu hemmen, muss der Mahnbescheid am Tage des Fristablaufs zwar noch nicht zugestellt worden sein, die Zustellung durch das Gericht muss aber unmittelbar bevorstehen. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung ist eine Verzögerung von 14 Tagen nicht schädlich, wenn die Zustellung nicht durch Umstände aufgehalten wird, die der Antragsteller selbst zu vertreten hat. Liegt eine Zustellungsverzögerung nicht an Umständen, die der Antragsteller beeinflussen kann, kann auch bis zu 6 Monate dauernde Verzögerung noch hingenommen werden. Weil die Entscheidung der Gerichte im Einzelfall nicht immer voraussehbar ist, empfiehlt es sich, gerichtliche Schritte, die zur Unterbrechung der Verjährungsfrist notwendig sind, rechtzeitig zu beantragen.

Verhandlungen sind mit Vorsicht zu genießen

Die Hemmung des Ablaufs der Verjährungsfrist kann auch dadurch bewirkt werden, dass ernsthafte Verhandlungen darüber geführt werden, ob die Forderung der Höhe und dem Grunde nach gerechtfertigt ist. Ein einfaches Aufforderungsschreiben oder eine Mahnung mit Fristsetzung von Mieter oder Vermieter, nun die Zahlung doch endlich zu tätigen, das nicht beantwortet wird, stellt keinen Verhandlungsansatz dar, der sich auf den Lauf der Verjährung auswirken könnte. Es kann sein, dass die andere Seite ganz entspannt das Jahresende abwartet, um das Problem auszusitzen. Nur wenn der Gegner antwortet und Argumente anführt, weshalb er die Forderung für nicht gerechtfertigt hält, liegen die Voraussetzungen für eine Verhandlung vor. Sicherheitshalber sollte von der Gegenseite jedoch eine schriftliche Erklärung verlangt werden, dass für die Zeit der Gespräche die Verjährungsfrist nicht weiterläuft.