Schön, wenn ein Hausmeister als Ansprechpartner vorhanden ist, nur will kaum jemand für die Dienste der Nummer 14 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) bezahlen. Die Mädchen für alles sind ein strittiger Punkt in jeder Abrechnung und die Kosten werden gerne genau hinterfragt. Doch was darf ein Vermieter den Mietern in Rechnung stellen und was nicht?
Wie rechne ich den Hausmeister korrekt ab?
Damit Sie die Kosten eines Hauswarts rechtssicher abrechnen können, müssen Sie darlegen, welche Arbeiten der Hauswart erledigt. Ein pauschaler Abzug nicht umlagefähiger Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten genügt nicht. Die Kosten müssen nachvollziehbar so aufgeschlüsselt werden, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können. (BGH, Az.: VIII ZR 27/07)
Bei einem fest angestellten Hauswart helfen hier nur Stundenzettel, ansonsten kann Ihr Mieter die Abrechnung als falsch ablehnen. Da die Aufteilung und Abrechnung einen enormen Verwaltungsaufwand darstellten, beschäftigen die meisten Eigentümer und Hausverwaltungen externe Dienstleister.
Tipp für Vermieter: Externe Hauswartdienste
Wenn Sie die oben genannten Arbeiten gerne in eine Hand geben möchten, sollten Sie – um Diskussionen rund um das Thema Wirtschaftlichkeitsgebot von vornherein zu vermeiden - anhand eines Leistungsverzeichnisses zwei oder drei Angebote einholen und mit zu den Akten nehmen.
Anschließend schließen Sie mit Ihrem Favoriten einen Pauschalvertrag über die umlagefähigen Dienstleistungen ab. Zu den nicht umlagefähigen Arbeiten des Hausmeisterdienstes werden gesonderte Rechnungen ausgestellt.
Falls Ihr Mieter die Belege einsieht, kann er durch Vorlage der nicht umlagefähigen Rechnungen sofort sehen, dass nur umlagefähigen Kosten in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind.
Alternativ können Sie auch zwei Pauschalverträge abschließen. Ein Vertrag mit einem Leistungsumfang, der nur die umlagefähigen Tätigkeiten abbildet und ein weiterer Pauschalvertrag mit den restlichen Arbeiten. Das empfehlen wir ausdrücklich nicht, da viele Mieter sofort vermuten, dass bei dieser pauschalen Verteilung die Kosten zu Lasten des umlagefähigen Teils in die Höhe geschraubt wurden.
Diese Kosten dürfen Sie abrechnen:
Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie einen Blick in die Betriebskostenverordnung werfen und die einzelnen Betriebskostenarten durchgehen. Hier können Hauswartarbeiten in folgenden Bereichen anfallen:
Nr. 2 – Wasserversorgung: Bedienung, Überwachung und Pflege der hauseigenen Wasserversorgungsanlage und der Wasseraufbereitungsanlage, Ablesung von Mess- und Verbrauchserfassungsgeräten.
Nr. 3 – Entwässerung: Bedienung einer nicht öffentlichen Entwässerungsanlage oder einer Entwässerungspumpe, Ablesung von Mess- und Verbrauchserfassungsgeräten.
Nr. 4 bis 6 – Heizung und Warmwasser: Bedienung, Überwachung und Pflege der Zentralheizung sowie einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage; Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in Warmwassergeräten, Ablesung von Mess- und Verbrauchserfassungsgeräten.
Nr. 7 – Aufzug: Notrufbereitschaft für den Aufzug.
Bei einer an den Hausmeister entrichteten Notdienstpauschale handelt es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten, sondern um vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten entschied der BGH mit Urteil vom 18. Dezember 2019 (Az. VIII ZR/19).
Nr. 8 – Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Reinigen der Bürgersteige und Winterdienst; Bereitstellen der Mülltonnen für die Müllabfuhr zur Leerung und Zurückstellen nach Entleerung. Kontrolle der ordnungsgemäßen Mülltrennung.
Nr. 9 – Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Reinigung des Treppenhauses und der gemeinschaftlichen Räume; laufende Entsorgung wilder Müllablagerungen auf dem Grundstück, vorbeugende Ungezieferbekämpfung auf den gemeinschaftlichen Flächen.
Nr. 10 – Gartenpflege: Ganze oder teilweise Übernahme der Gartenpflege.
Nr. 16 – Einrichtungen für die Wäschepflege: Überwachung, Pflege und Reinigung der Gemeinschaftswaschmaschine, des Trockners und anderer Einrichtungen.
Nr. 17 – Sonstige Betriebskosten: Reinigung von Dachrinnen oder Lichtschächten, Wartung von Rauchwarnmeldern, Pförtnerdienst.
Diese Kosten dürfen Sie nicht abrechnen:
Alle Arbeiten, die in den Bereich organisatorisch-kaufmännischer Arbeiten, Instandhaltung- und Instandsetzung eingeordnet werden können, sind nicht ansetzbar:
- Wohnungsabnahme oder -übergabe bei Mieterwechsel,
- Einweisung neuer Mieter,
- Anbringen von Klingel- und Namensschildern,
- Beseitigung von Sturmschäden im Garten oder am Haus,
- Annahme und Weiterleitung von Mängelanzeigen,
- Durchführung von Wohnungsbesichtigungen,
- Mietersprechstunden,
- Rundschreiben,
- Wechsel der Leuchtmittel,
- Mietinkasso,
- Einweisung und Beaufsichtigung von Handwerken,
- Abnahme der Handwerkerarbeiten,
- Reparaturen jedweder Art,
- Notdienstpauschalen
- Prüfung und Bestellung von Brennstoffvorräten.
Gängige Umlageschlüssel: Fläche, Verursachung
§ 2 BetrKV - Aufstellung der Betriebskosten
Betriebskosten im Sinne von § 1 sind:
14. die Kosten für den Hauswart,
hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden;
