Die umlagefähigen Kosten für Heizung und Warmwasser werden in den Nummern 4 bis 6 der Betriebskostenverordnung behandelt, differenziert wird zwischen den Heizkosten (Nummer 4), den Warmwasserkosten (Nummer 5) und verbundenen Anlagen, also Anlagen, die warmes Wasser und Raumwärme zur Verfügung stellen (Nummer 6).

Und welche Rolle spielt die Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung ist für alle Anlagen zuständig, die mehrere Nutzeinheiten (Gewerbe, Wohnraum oder gemischt genutzte Gebäude) mit Heizwärme und/oder Warmwasser versorgen. Ausgenommen von der Heizkostenverordnung sind also nur die Fälle, in denen die Nutzer selbst für Heizung und Warmwasser sorgen (Gasetagenheizung, Durchlauferhitzer, Zimmeröfen etc.). Die Verordnung verpflichtet den Gebäudeeigentümer in § 4 den anteiligen Verbrauch der Nutzer an Wärme und Warmwasser zu erfassen, in § 5 die dazu geeigneten Geräte zu installieren und in den §§ 5 bis 7 auf die Art und Weise, wie die Heiz- und Warmwasserkosten auf die Nutzer umgelegt werden müssen.  

Abgerechnet werden muss (fast) immer

Nach § 2 der Heizkostenverordnung gehen die Vorschriften der Verordnung rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor soweit die Verordnung nicht selbst Ausnahmen vorsieht, soll heißen, selbst wenn mit den Mietern keine wirksame Betriebskostentragung vereinbart wurde oder die Parteien sich mietvertraglich bewusst für eine abweichende Ermittlung und Verteilung der Kosten entschieden haben: Gebäuedeeigentümer müssen - wenn mehrere Nutzeinheiten von einer Anlage mit Raum- und/oder Heizwärme versorgt werden - nach der Verordnung der Heizkostenverordnung die Energiekosten mit ihren Mietern abrechnen. Die Heizkostenverordnung gilt für (fast) jedes Haus, in dem eine zentrale Anlage mehrere Bewohner versorgt. Womit wir schon bei den Ausnahmen wären.

Ausgenommen von der Heizkostenverordnung sind folgende zentral arbeitende Anlagen (§ 11 HeizkostenV)

• Passivhäuser, wenn der Heizwärmebedarf nicht mehr als15 15 kWh/(m²a) Wohnfläche beträgt,
• Gebäude, bei denen das Anbringen der Ausstattung zur Verbrauchserfassung, die Erfassung des Wärmeverbrauchs oder die Verteilung der Kosten des Wärmeverbrauchs nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist; unverhältnismäßig hohe Kosten liegen vor, wenn diese nicht durch die Einsparungen, die in der Regel innerhalb von zehn Jahren erzielt werden können, erwirtschaftet werden können.
• Gebäude, die vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertig geworden sind und in denen der Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen kann,
• Alters- und Pflegeheime, Studenten- und Lehrlingsheime.
• Auf vergleichbare Gebäude oder Gebäudeteile, deren Nutzung Personengruppen vorbehalten ist, mit denen wegen ihrer besonderen persönlichen Verhältnisse regelmäßig keine üblichen Mietverträge abgeschlossen werden.
• Gebäude mit zwei Wohnungen, wenn der Gebäudeeigentümer eine der beiden Wohnungen selbst bewohnt.
• Auf Räume in Gebäuden, die überwiegend versorgt werden mit Wärme aus Anlagen zur Rückgewinnung von Wärme oder aus Wärmepumpen- oder Solaranlagen oder mit Wärme aus Anlagen der Kraft-Wärme-Kopplung oder aus Anlagen zur Verwertung von Abwärme, sofern der Wärmeverbrauch des Gebäudes nicht erfasst wird.

Wie stelle ich die Heizkosten bei einer unwirksamen Vereinbarung auf eine verbrauchsabhängige Abrechnung um?

Ob Bruttowarmmiete oder Pauschale: Eine Umstellung kann durch Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter erreicht werden oder durch einseitige Erklärung des Vermieters.

Bruttowarmmiete

Statten sie ihre Liegenschaft mit den notwendigen Messgeräten aus und erfassen sie die individuellen Verbräuche der Mieter über die Abrechnungsperiode.

Erstellen sie eine Abrechnung über die gesamten Heizkosten.

Wie ermittle ich den Heizkostenanteil?

Zur Ermittlung des Heizkostenanteils sind alle umlagefähigen Heizkosten lt. HeizKV zu ermitteln und anschließend nach der Heizfläche auf die Nutzer zu verteilen (§ 556a BGB). Teilen sie ihrem Mieter mit, dass sie über den so ermittelten Betrag zukünftig jährlich abrechnen werden. Nach Langenberg/Zehenlein (9. Auflage Seite 556) sollen die Kosten der letzten Heizperiode herangezogen werden.

Die Erklärung an ihre Mieter enthält die Gesamtmiete und aus ihr ist auch der enthaltene Heizkostenanteil ersichtlich.

Der von der Gesamtmiete abgezogene Anteil bildet die neue Bruttokaltmiete.

Ihre Erklärung zur verbrauchsabhängigen Abrechnung über die Heizkosten gilt erst für zukünftige Abrechnungsperioden, die noch nicht begonnen haben (HansOLG, Az.: 8 U 41/16).

Und was ist mit einer Pauschale?

a) Heizkostenpauschale
Auch hier müssen sie alle umlagefähigen Kosten nach der Heizkostenverordnung ermitteln und die vereinbarte Heizkostenpauschale dagegenrechnen.
b) Betriebskostenpauschale
Es ist wie bei der Bruttowarmmiete vorzugehen. Alle umlagefähigen Kosten sind zu ermitteln und von der Betriebskostenpauschale abzuziehen. Der verbleibende Betrag bildet die neue Pauschale zu den kalten Betriebskosten.

Diese Kosten darf der Vermieter abrechnen

• Brennstoffe inklusive Lieferkosten (Gas, Öl, Kohle, Pellets, Strom)
• Kosten der Nah- und Fernwärme
  Nah- und Fernwärme wird definiert als Wärmeenergie, welche nicht auf dem Gelände des versorgten Gebäudes erzeugt wird. Fern- oder Nahwärme wird zentral in einem Heizwerk erzeugt. Als Wärmelieferanten in Fernwärmenetzen dienen häufig fossile Brennstoffe, Biomasse oder mit Müll befeuerte Heizkraftwerke und Blockheizkraftwerke. Als Wärmeträger dient im allgemeinen Wasser, das über ein Rohrleitungssystem zu den Verbrauchern gelangt. Dort gibt das Heizwasser in Heizkörpern oder Wärmetauschern Wärme zum Heizen oder zur Erwärmung von Brauchwasser für Haushalt und Gewerbe ab. Das abgekühlte Wasser fließt dann wieder zum Heizwerk zurück, wo es erneut aufgeheizt wird. Die Fernwärmeversorgung ist demnach nichts anderes als ein großes Zentralheizungssystem (Stadtwerke Malchow).
  Der Unterschied zwischen Nah- und Fernwärme ist die räumliche Ausbreitung des Netzes. Fernwärme bezeichnet größere Netze und wird über große Transportleitungen geliefert. Nahwärme bezeichnen kleine, dezentrale Wärmenetze, die eher in Siedlungen und in Dörfern eingesetzt werden. Die grundlegende Funktionsweise der Netze ist jedoch nicht unterschiedlich (https://www.energas-gmbh.de/). Übernimmt ein Lieferant nur eine im Eigentum des Kunden stehende funktionstüchtige Anlage und ist damit nur für die Brennstoffbeschaffung sowie Wartung, Pflege und Reparatur zuständig, findet keine Lieferung von Fernwärme statt (BGH, Az. VIII ZR 262). Alle in Rechnung gestellten Kosten sind umlagefähig (auch kalkulatorische Instandhaltungsanteile des Versorgers).
• Dezentrale Anlagen der Kraft-Wärme-Kopplung (Blockheizkraftwerke): Während früher nur große Anbieter (z.B. Stadtwerke) auf dem Markt tätig waren, die hauptsächlich über Nah- oder Fernwärmeleitungen die Umgebung mit Heizung und Warmwasser belieferten, werden mittlerweile auch kleinere Blockheizkraftwerke in Mehrfamilienhäuser verbaut. Auch hier wird - wie bei ihren großen Brüdern - bei der Verbrennung von Brennstoffen Energie in Form von Strom und Wärme gewonnen. Der Strom wird verkauft oder verbraucht, die Abwärme wird zur Beheizung des Gebäudes, in dem die Anlage steht, genutzt. Da nur die Kosten der Wärmeerzeugung umlagefähig sind, sind die Gesamtkosten von denjenigen der Stromproduktion zu trennen. Hierzu bedarf es eines Brennstoffzählers für die KWK und eines Stromzählers, der wegen der Berechnung der Einspeisevergütung nach dem KWK-Gesetz ohnehin vorhanden ist.
• Betriebsstrom
• Legionellenprüfung
• Regelmäßige Reinigung von Kessel, Öltank und Betriebsraum soweit vorhanden
• Wartungskosten
• Kosten der Verbrauchserfassung, Berechnung und Aufteilung
• Verbrauchsanalyse (diese Kosten sind in der Heizkostenverordnung aufgeführt und deshalb seit dem 0.09.2009 auch ohne ausdrücklige Vereinbarung umlagefähig)
• Miet- und Eichkosten der Verbrauchserfassungsgeräte
• Kosten für Messungen nach dem Bundesimmissionsgesetz

Contracting: Kern des Geschäfts (englisch contract) ist die Auslagerung der Investitionen für die erstmalige Errichtung oder Modernisierung von Heizanlagen vom Gebäudeeigentümer an einen Unternehmer (englisch contractor). Der Hauseigentümer räumt dem Contractor in einem Wärmelieferungsvertrag mit langer Laufzeit das exklusive Recht ein, die Liegenschaft mit Heizwärme und gegebenenfalls Warmwasser zu versorgen. Beim so genannten Teil-Contracting wird die Wärmelieferung vom Contractor übernommen, beim Full-Contracting wird vom Contractor zusätzlich die Anlagentechnik betrieben und die Kosten direkt mit dem Mieter abgerechnet (wikipedia)

Diese Kosten darf der Vermieter nicht abrechnen

• Anschaffungskosten, Reparaturkosten
• Lagerkosten
• Kosten für die Überwachung von Öllieferungen, Trinkgelder 
• Kosten für die Organisation und Beschaffung der Brennstoffe
• Kosten für das Abdichten des Öltanks
• Kosten für den Anstrich des Öltanks mit einem Rostschutzmittel
• Kosten einer Versicherung für den Heizkessel
• Mietkosten für einen Gastank (nach AG Bad Kreuznach, WuM 1989,310 sind diese Kosten nicht umlegbar)
• Kosten zur Finanzierung der Brennstoffe (Zinsen) 

§ 2 BetrKV - Aufstellung der Betriebskosten

Betriebskosten im Sinne von § 1 sind:

4. die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung; oder
b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums; oder
c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a; oder
d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz;

5. die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a; oder
b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a; oder
c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft;

6. die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, oder
b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind,
oder
c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4
Buchstabe d und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;

 Betriebskostenverordnung (BetrKV) Aktuelle Fassung