Mit Ablauf des 12. Monats nach Ende der Abrechnungsperiode muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter vorliegen. Die Abrechnung der Abrechnungsperiode 01.01.2016 bis 31.12.2016 muss der Mieter also bis spätestens 31.12.2017 erhalten haben (§ 556 Abs. 3 BGB). Dies gilt auch für Gewerberaummieter, entschied das Oberlandesgericht Düsseldorf. Vermieter sollten also auf den rechtzeitigen Zugang der Betriebskostenabrechnung achten.

Ist die Abrechnungsfrist verstrichen, kann der Vermieter nur noch dann auf Nachzahlung pochen, wenn er eine verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Solche nicht vom Vermieter zu vertretenden Verspätungen können zum Beispiel darin liegen, dass ein Versorgungsunternehmen erst lange nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine Abrechnung erstellt. § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB legt fest, dass Vermieter in solchen Fällen auch nicht teilweise abrechnen müssen. Auch dann nicht, wenn schon einige Einzelabrechnungen vorliegen.

Fertigen sie die Betriebskostenabrechnung im 1. Halbjahr an, so können sie notwendige Korrekturen noch innerhalb der Abrechnungsfrist durchführen. | Bild © Michal Jarmoluk auf pixabay.com

Als triftige Gründe für eine Überschreitung der Abrechnungsfrist nach § 556 BGB gelten:

• fehlende Belege
• ein mittlerweile stattgefundener Eigentümerwechsel
• Verwalterwechsel
• Krankheit
• verspätete Gebührenbescheide
• die Abrechnung wurde rechtzeitig abgesandt, hat sich aber auf dem Postweg verzögert (LG Dresden v. 28.11.2003 4 S 0403/03)
• es gab Streitigkeiten mit Lieferanten über ausgestellte und der Abrechnung zugrundezulegende Rechnungen

Ist absehbar, dass es aus einem der oben genannten Gründe zu einer Abrechnungsverzögerung kommen wird, sollten sie dies ihren Mietern unbedingt mitteilen und darauf hinweisen, dass sie auf einen etwaigen Nachzahlungsanspruch nicht verzichten werden.

Welche Konsequenzen hat eine verspätete Abrechnung?

Die Abrechnungsfrist ist eine Auschlussfrist! Die Betriebskostenabrechnung des Jahres 2015 geht dem Mieter erst im Februar 2017 zu. Spätester Termin zur Vorlage der Abrechnung wäre der 31.12.2016 gewesen. Das hat für den Vermieter Konsequenzen. Wird zu spät über die Betriebskosten abgerechnet:

• muss der Mieter eine errechnete Nachzahlung nicht mehr zahlen,
• hat der Mieter trotz abgelaufener Frist weiter Anspruch auf Abrechnung und kann auf Abrechnung klagen,
• möchte der Mieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist ein errechnetes Guthaben erstattet bekommen, kann der Vermieter selbst nicht auf die Ausschlussfrist verweisen. Der Mieter hat aus § 812 Abs. 1 BGB einen Anspruch auf Erstattung des zuviel gezahlten Betrages, den er auch mit der laufenden Miete verrechnen darf.
• wer als Mieter irrtümlich eine Nebenkostenabrechnung bezahlt, die er erst nach Ablauf der gesetzlichen Jahresfrist erhielt, kann das Geld zurück verlangen (BGH VIII ZR 95/05).

Zudem steht dem Mieter bis zur ordnungsgemäßen Abrechnung ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich zukünftiger Nebenkostenvorauszahlungen zu (BGH ZMR 1984). Eine Erstattung bereits gezahlter Vorauszahlungen ist nicht möglich (OLG Hamm, RE vom 26.06.1998). Auch wenn der Vermieter säumig ist, steht dem Mieter kein Zurückbehaltungsrecht an der Kaltmiete zu. Mietzinsanspruch und der Anspruch des Mieters auf Abrechnung stehen in keinem Gegenseitigkeits- oder Abhängigkeitsverhältnis. Zurückbehalten heißt, dass der Mieter nur vorläufig, also bis zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung, keine Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leisten muss. Sobald die Abrechnung erstellt ist, muss der Mieter die einbehaltenen Nebenkostenvorauszahlungen notfalls in einer Summe zahlen.

Abrechnungs- und Verjährungsfrist sind zweierlei

Nun denkt sich vielleicht der ein oder andere Vermieter: Dann erstelle ich einfach keine Abrechnung, die Ansprüche des Mieters sind nach drei Jahren verjährt. Doch Abrechnungsfrist und Verjährungsfrist sind zweierlei. Wenn ein Vermieter jahrelang nicht abgerechnet hat, hilft auch die Verjährung nicht weiter. Zwar verjährt bei einem Mietverhältnis der Rückforderungsanspruch eines Mieters wegen überzahlter Nebenkosten nach 3 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt allerdings erst, wenn eine Abrechnung erteilt wurde (BGH, Beschluss vom 19.12.1990, Az.: VIII ARZ 5/90).

Bis wann kann ein Mieter Widerspruch einlegen?

Die Abrechnungsfrist wurde eingehalten, nun hat der Mieter ein Jahr Zeit Einwände gegen die Abrechnung zu erheben. Und zwar gerechnet vom Ende des Monats, in dem er die Abrechnung erhalten hat.

Beispiel

Die Betriebskostenabrechnung des Jahres 2014 geht dem Mieter am 10.06.2015 zu. Er hat nun bis zum 30.06.2016 Zeit, sich bei seinem Vermieter zu melden und Widerspruch einzulegen. Ist die Frist verstrichen, sind Beanstandungen ohne Belang. Das bedeutet, dass der Mieter eine Nachzahlung selbst dann begleichen muss, wenn die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist.

Dies gilt auch dann, wenn die Abrechnung einen Fehler aufweist, den er bereits in den Jahren zuvor beanstandet hat (BGH, Az. VIII ZR 185/09) oder wenn der Vermieter gar nicht hätte abrechnen dürfen, weil statt Vorauszahlungen eine Pauschalmiete gezahlt wurde (BGH, Az. VIII ZR 148/10).

Korrekturen zugunsten des Vermieters nur innerhalb der Abrechnungsfrist

Das ist nicht selten, der Vermieter stellt nach Versand der Abrechnung fest, dass er sich verrechnet hat oder eine Kostenposition nicht abgerechnet wurde. Aus einem Guthaben wird eine Nachzahlung oder der Nachzahlungsbetrag erhöht sich für den Mieter. Hier kann auch der Vermieter korrigieren und nachfordern.

Erfolgt die Korrektur einer inhaltlich fehlerhaften Abrechnung innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist, kann sie sich auch zulasten des Mieters auswirken (BGH, Az. XII ZR 6/13). Erfolgt die Korrektur erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, darf der Mieter nicht schlechter gestellt werden.