Rechnungen halten sich selten brav an das Abrechnungsjahr. Die Wasserabrechnung für das Vorjahr kommt im Februar. Die Treppenhausreinigung für Dezember wird erst im Januar berechnet. Der Grundsteuerbescheid bleibt aus und wird ein Jahr später nachgeholt. Genau dann stellt sich für Vermieter die Frage: In welche Betriebskostenabrechnung gehört diese Rechnung?
Nach Zugang der Betriebskostenabrechnung kommt häufig die nächste Runde: Der Mieter möchte die Abrechnung prüfen und verlangt Einsicht in die Belege. Für Vermieter stellt sich dann schnell die Frage: Muss ich Kopien verschicken? Reicht ein Termin zur Einsicht? Darf ich die Belege digital bereitstellen? Und was passiert, wenn der Mieter die Nachzahlung bis zur Belegeinsicht nicht zahlt?
Frau Meier verkauft ihr 10-Parteien-Haus in Münchener Bestlage. Die Kinder sind aus dem Haus, die Mieter nerven und die neue Penthouse-Wohnung in Rom wartet schon. Der Notartermin ist erledigt, der Kaufpreis fließt, irgendwann wird der Käufer im Grundbuch eingetragen.
Nur eine Sache reist Frau Meier gedanklich hinterher: die Betriebskostenabrechnung. Die Mieter haben Vorauszahlungen geleistet, Rechnungen liegen noch nicht vollständig vor, und irgendwann stellt sich die Frage: Wer muss eigentlich abrechnen – Frau Meier als bisherige Eigentümerin oder der neue Eigentümer?
Die Betriebskostenabrechnung ist ein Dauerbrenner im Mietrecht. Vermieter müssen jährlich abrechnen, Mieter sollen die Abrechnung nachvollziehen können, und am Ende steht häufig eine Nachzahlung, die niemand besonders gern überweist.
Das klingt zunächst nach Tabellenarbeit: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mietanteil, Vorauszahlungen, Saldo. In der Praxis beginnt der Streit aber oft an ganz anderen Stellen. Darf der Vermieter knapp abrechnen? Muss jeder Zählerstand in der Abrechnung stehen? Was passiert, wenn die WEG-Abrechnung zu spät kommt? Und reicht der Hinweis auf einen Betriebskostenspiegel, um eine Nachzahlung abzuwehren?
Eine Betriebskostenabrechnung wirkt auf den ersten Blick wie eine reine Rechenarbeit. Ein paar Rechnungen sammeln, Beträge addieren, Verteilerschlüssel anwenden, Vorauszahlungen abziehen – fertig. Ganz so einfach ist es leider nicht.
Für Vermieter kommt es nicht nur darauf an, dass am Ende rechnerisch ein Betrag herauskommt. Die Abrechnung muss auch nachvollziehbar aufgebaut sein. Der Mieter muss erkennen können, welche Kosten angefallen sind, nach welchem Schlüssel sie verteilt wurden und wie sich sein Anteil berechnet.
Eine Betriebskostenabrechnung kann Fehler enthalten. Das allein bedeutet aber noch nicht, dass der Mieter eine Nachzahlung sofort verweigern darf. Entscheidend ist, um welche Art von Fehler es geht.
Für Vermieter ist vor allem der Unterschied zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern wichtig. Denn davon hängt ab, ob die Abrechnung die Abrechnungsfrist wahrt – oder ob eine Nachforderung nach Fristablauf verloren sein kann.
Eine Betriebskostenabrechnung ist verschickt, der Mieter hat vielleicht schon gezahlt oder ein Guthaben wurde bereits überwiesen. Und dann fällt auf: In der Abrechnung steckt ein Fehler.
Für Vermieter stellt sich dann sofort die Frage: Darf ich die Betriebskostenabrechnung noch korrigieren? Und wenn ja: Darf ich dadurch auch eine höhere Nachzahlung verlangen oder ein bereits ausgezahltes Guthaben zurückfordern?
Die Antwort hängt vor allem davon ab, ob die gesetzliche Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist. Innerhalb der Frist ist eine Korrektur in der Regel deutlich einfacher. Nach Ablauf der Frist wird es schwieriger.
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