Betriebskosten sind ein typisches Thema für einen Streit zwischen Vermieter und Mieter. Eine der Ursachen: nicht korrekte Abrechnungen. Nach Schätzung von Verbraucherschützern und Experten sind bis zu 90 Prozent aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft. Dabei sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen einerseits und die laufende Rechtsprechung andererseits vergleichsweise eindeutig und lassen nur selten Spielraum für Interpretationen.

Welche Mängel kann eine Betriebskostenabrechnung haben?

Eine gute Betriebskostenabrechnung muss den rechtlichen Anforderungen entsprechen und sollte nicht angreifbar sein. In der Praxis gibt es allerdings typische Fehlerquellen. Diese reichen von Fehlern in der Kostenberechnung über ungültige Posten bis hin zu formellen Unzulänglichkeiten wie einen verspäteten Versand.

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Die rechtliche Basis

Die gültigen Grundlagen sind einerseits die sogenannte Betriebskostenverordnung, andererseits das Bürgerliche Gesetzbuch, das in Paragrafen wie § 556 BGB und § 556a BGB klare Rahmenbedingungen vorgibt. Obwohl die Betriebskostenverordnung immer wieder angepasst wird, existiert somit eine verlässliche Grundlage.

Hinzu kommt allerdings ein Aspekt, den viele Vermieter nicht beachten. Denn die einzelnen Posten müssen im Mietvertrag explizit aufgeführt sein. Ist das nicht der Fall, dürfen die Ausgaben nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Die Klassiker der Fehlerquellen

Es gibt typische Fehler, die Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung machen. Dazu gehören unter anderem die folgenden Punkte.

• Die Abrechnung erfolgt nicht spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Liegt dem Mieter (Posteingang) die Betriebskostenabrechnung nicht rechtzeitig vor, muss er eine Nachzahlung nicht begleichen, hat aber weiter Anspruch auf eine Erstattung.
• Formale Fehler: Das Dokument enthält nicht die Pflichtangaben wie Adressat, Anschrift, Verteilungsschlüssel der Kosten oder den Abrechnungszeitraum. In diesen Fällen können Mieter mindestens Nachbesserungen verlangen.
• Unzulässige Posten: Viele Betriebskostenabrechnungen enthalten Ausgaben für nicht vereinbarte oder unzulässige Posten. Zum Beispiel sind Reparaturkosten immer Vermietersache. Das gilt auch dann, wenn Sie im Rahmen einer Wartung anfallen. Ebenso müssen Ausgaben regelmäßig anfallen und wirtschaftlich sein.
• Falscher Verteilerschlüssel: Viele Betriebskosten werden pro Kopf oder anteilig nach Wohnfläche umgelegt. Ist jedoch der Verteilerschlüssel falsch, muss der Vermieter nachbessern. Mögliche Fälle: fehlerhafte Flächenangaben, Leerstand nicht zulasten des Vermieters herausgerechnet, Mieteranzahl nicht korrekt.
• Heizkosten unzulässig berechnet: Heizkosten sind ein häufiger Streitfall. Vermieter müssen wenigstens zur Hälfte den tatsächlichen Verbrauch berücksichtigen. Allerdings ist es erlaubt, die Fläche zu berücksichtigen. Abrechnung nach Personenzahl sind dagegen unzulässig.
• Hausmeister: Ist ein Hausmeister engagiert, dürfen Vermieter die Kosten auf die Mieter umlegen. Allerdings müssen Sie dann Reparaturkosten sowie alle Arbeiten, die nicht der Wartung dienen, aus diesen Ausgaben herausrechnen.
• Verwaltungskosten: Der Vermieter darf keine Verwaltungskosten abrechnen. Das gilt unter anderem für Bürokosten, Kontogebühren oder eine Hausverwaltung.
• Wegfall des Nebenkostenprivilegs: In einigen Fällen haben Vermieter bisher Gemeinschaftsanschlüsse für Kabel-TV oder DSL über die Betriebskosten Das ist nach Wegfall des Nebenkostenprivilegs nicht mehr möglich. Entsprechend dürfen Vermieter die Kosten ab 1. Juli 2024 nicht mehr auf die Mieter umlegen.
• Keine Endaufstellung: Die Abrechnung muss eine nachvollziehbare Auflistung der geleisteten Vorauszahlungen, der auf den Mieter entfallenden Gesamtkosten und der daraus resultierenden Differenz enthalten. Fehlen diese Angaben, darf der Mieter die Abrechnung zurückweisen und korrigieren lassen.

Fehler in der Betriebskostenabrechnung vermeiden

Schon kleine Flüchtigkeitsfehler beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung können das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter empfindliche beeinträchtigen. Daher sollten beide Seiten das Dokument akribisch prüfen.

Für Vermieter bedeutet das insbesondere, alle Kosten auf den Prüfstand zu stellen und den genauen Verteilungsschlüssel der Betriebskosten zu berechnen. Mieter dagegen sollten versuchen, die Abrechnung nachzuvollziehen, und sich bei Fragen und Mängeln beraten lassen. Denn eins ist auch richtig: Nicht jeder fragwürdige Posten einer Betriebskostenabrechnung muss tatsächlich unrechtmäßig sein.

Davon abgesehen bleibt eine Verpflichtung beidseitig bestehen: Innerhalb von 30 Tagen muss ein Guthaben ausgeglichen oder eine Nachzahlung geleistet sein. Das gilt auch dann, wenn der Mieter die Abrechnung beanstandet.