Die Betriebskostenabrechnung wird jedes Jahr fällig, um die Nebenkosten, die für eine durch Mietverhältnis genutzt Immobilie anfallen, genau abrechnen und vorab geleistete Pauschalbeträge an den tatsächlichen Verbrauch angleichen zu können. Aus diesem Grunde wird die Betriebskostenabrechnung im nicht juristischen Jargon häufig auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet. Juristisch gesehen ist der Begriff der Betriebskostenabrechnung konkreter, weil im deutschen Mietrecht, genauer gesagt in der Betriebskostenverordnung, genau festgelegt wird, welche Nebenkosten in den Bereich der abzurechnenden Betriebskosten fallen.
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Eine Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter für privat genutzt Mietobjekte anzufertigen, ebenso aber auch für gewerbliche Immobilien. Im gewerblichen Bereich enthalten Mietverträge einige Besonderheiten, die sich auch auf die Betriebskostenabrechnung auswirken. Auch gewerbliche Mieter haben einen Anspruch darauf, dass ihr Vermieter innerhalb einer angemessenen Frist eine ausführliche Betriebskostenabrechnung erstellt, es gibt allerdings grundlegende Unterschiede zur Betriebskostenabrechnung für privat genutzte Immobilien.
Gewerbliche Mieter sind keine schwächere Vertragspartei
Der wohl entscheidendste Unterschied zwischen gewerblichen und privaten Mietverträgen liegt darin, dass gewerbliche Mieter vom Gesetzgeber nicht als schwächere und damit besonders schützenswerte Vertragspartei betrachtet werden. Für den Gesetzgeber wird ein Mietvertrag für eine Gewerbeimmobilie zwischen zwei rechtlich gleich gestellten Kaufleuten geschlossen.
Damit stehen sich gewerbliche Mieter gesetzlich grundsätzlich etwas schlechter als Mieter von privat genutzten Immobilien und sollten sich deshalb im Bereich der Betriebskostenabrechnung besonders gut absichern.
Dies beginnt bereits beim Abschluss des Mietvertrages für die gewerblich genutzte Immobilie. Hier sollten gewerbliche Mieter ganz genau hinschauen und sich auch für die Details der Betriebskosten interessieren. Was als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden darf, vereinbaren Vermieter und Mieter nämlich im schriftlichen Mietvertrag individuell. Grundsätzlich reicht es aus, wenn Vermieter im Zusammenhang mit den Betriebskosten auf den Inhalt der Betriebskostenverordnung hinweisen.
§ 1 BetrKV -Betriebskosten
(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.
(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht:
1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).
Punkt 17 der Betriebskostenverordnung, die so genannten „Sonstigen Betriebskosten“, müssen im gewerblichen Mietvertrag ebenso dezidiert ausgewiesen werden wie in jedem privaten Mietvertrag.
Für Mietverträge zu Gewerbeimmobilien gilt darüber hinaus aber, dass im Mietvertrag auch umlagefähige Betriebskosten aufgeführt werden dürfen, die über den Umfang der Betriebskostenverordnung hinaus gehen. Insbesondere geht es hierbei um Wartungs- und Instandhaltungskosten für das Gebäude, die in privaten Mietverträgen ausdrücklich nicht als Betriebskosten aufgeführt und umgelegt werden dürfen. Mieter von Gewerbeimmobilien können durch individuelle Vereinbarungen im Mietvertrag allerdings an diesen Kosten beteiligt werden. Voraussetzung ist, dass die Umlage zusätzlicher Kosten ausdrücklich und schriftlich im Mietvertrag festgehalten ist.
Einen Sonderfall stellen die so genannten Verwaltungskosten für den Gewerberaummieter dar. Dazu zählen kaufmännische und technische Verwaltungsarbeiten, die sich auch auf die persönlichen Leistungen des Vermieters beziehen, so beispielsweise auch auf die Erstellung der Betriebskostenabrechnung. § 1 II BetrKV schließt eine Umlage von Verwaltungskosten auf die Mieter grundsätzlich aus. Bei gewerblichen Immobilien dürfen Vermieter solche Kosten allerdings als sonstige Betriebskosten trotzdem wieder auf die Mieter gewerblich genutzter Räumlichkeiten umlegen.
Diese zusätzliche Rechte für Vermieter können unter Umständen. erhebliche Zusatzkosten für Mieter einer Gewerbeimmobilie mit sich bringen. Mieter sollten also bereits vor Vertragsunterzeichnung genau hinschauen und sich vergewissern, welche Posten im Vertrag als umlagefähige Betriebskosten deklariert werden.
Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte auf einen Mietvertrag bestehen, in dem sämtliche umlagefähigen Betriebskosten als Einzelposten detailliert aufgeführt und noch einmal zusätzlich in einer Vertragsanlage dokumentiert werden. Auf diese Weise ist für beide Seiten eine rechtlich verbindliche Grundlage geschaffen, die spätere juristische Streitigkeiten vermeiden kann. Vertragliche Zusatzklauseln sind nämlich nur dann rechtlich zulässig, wenn sie dem Bestimmtheitsgrundsatz und dem Transparenzgebot entsprechen.
Der Umlageschlüssel in Gewerbeimmobilien
Grundlage der Betriebskostenabrechnung im gewerblichen Bereich ist der so genannte Umlageschlüssel. Er setzt die Fläche der gemieteten Gewerberäume in Relation zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes und ermittelt, in welchem Umfang der jeweilige Mieter an den Gesamtkosten für das Gewerbeobjekt beteiligt wird.
Anders sieht es aus bei Immobilien, die einer gemischten Nutzung unterliegen. Das bedeutet, dass einzelne Bereiche als gewerbliche Räume vermietet werden, während andere Gebäudeteile als private Wohnräume genutzt werden. Befindet sich beispielsweise im Erdgeschoss eines privaten Wohnhauses eine Arztpraxis, die als gewerbliche genutzte Immobilie gilt, ist genau zu unterscheiden. Hier hat der Gesetzgeber festgelegt, dass die privaten Mietparteien in der Immobilie nicht benachteiligt werden dürfen und deshalb der pauschal berechnete Umlageschlüssel auf die gesamte Gewerbeimmobilie nicht angewendet werden kann.
Die Verjährungsfrist bei gewerblichen Immobilien
Auch im Hinblick auf die Berechnungsfristen und die damit einhergehende Verjährung von eventuellen Nachzahlungsforderungen stehen sich Mieter von Gewerbeimmobilien schlechter als private Mieter. Zwar gilt auch hier eine frist- und ordnungsgemäße Abrechnung der Betriebskosten als Voraussetzung dafür, dass der Vermieter gegebenenfalls Nachzahlungen einfordern darf, allerdings sind die gesetzlichen Verjährungsfristen länger.
Grundsätzlich sind Vermieter von Gewerbeimmobilien dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach dem Verbrauchszeitraum zu erstellen und dem Mieter zur Verfügung zu stellen. Versäumen sie diese Frist, dürfen sie allerdings, anders als bei privaten Mietverträgen, noch drei Jahre lang nachbessern und trotz ihres Versäumnisses eventuell anstehende Nachzahlungen einfordern. Erst nach drei Jahren verjährt der Anspruch des Vermieters bei gewerblichen Mietobjekten.
Betriebskosten in Kitas und anderen Betreuungseinrichtungen
Grundsätzlich gelten auch Kindertageseinrichtungen und andere Betreuungseinrichtungen als gewerblich genutzte Immobilien. Je nach Trägerschaft werden die Betriebskosten hier allerdings nicht von der Einrichtung selbst getragen, sondern von der Gemeinde, vom Landesverband oder einem anderen Träger.
Auch die Abrechnung erfolgt in solchen Fällen häufig auf anderem Wege als über einen vorab zu leistenden Pauschalbetrag über die Miete. Umlagefähig sind nämlich nur solche Kosten, die durch den tatsächlichen und erforderlichen Betrieb der Betreuungseinrichtung entstanden sind. Hierzu wird im Einzelfall geprüft, ob die entstandenen Kosten tatsächlich notwendig waren, damit die Einrichtung den ihr gesetzlich zugewiesenen Zweck erfüllen kann.
Außerdem finden bestimmte Kappungsgrenzen Anwendung, die dafür Sorge tragen sollen, dass die Betriebskosten nicht höher ausfallen als in anderen vom Träger zur Verfügung gestellten Einrichtungen mit einem ähnlichen gesetzlich festgelegten Betriebszweck. Kindertageseinrichtungen und andere Betreuungseinrichtungen unterliegen im Hinblick auf die Betriebskostenabrechnung und die Umlagefähigkeit entstandener Kosten also meist einer individuellen Prüfung.
