Mit der Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen nach einer Abrechnung soll erreicht werden, dass die vom Mieter zu leistenden Abschläge den tatsächlichen Kosten möglichst nahe kommen, so dass weder der Mieter dem Vermieter - durch zu hohe Vorauszahlungen - ein zinsloses Darlehen gewährt noch der Vermieter - angesichts zu niedriger Vorauszahlungen - die Nebenkosten teilweise vorfinanzieren muss. Eine Anpassung der Umlage ist jedoch an einige Bedingungen geknüpft.

Wurde die Zahlung von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart?

Bevor sich mit der Frage beschäftigen, ob die Erhöhung oder Herabsetzung der Vorauszahlung angemessen ist, sollten sie prüfen, ob sie überhaupt Betriebskosten zahlen müssen und wenn ja, für was?

Die Zahlung der Betriebskosten durch den Mieter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sondern erfordert eine explizite Vereinbarung im Mietvertrag. Fehlt eine solche Vereinbarung, zahlt der Mieter lediglich die Grundmiete. Die rechtliche Grundlage für die Umlage der Betriebskosten findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 556. Typische Formulierungen dazu sind in Standardmietverträgen enthalten, die den Mieter zur Zahlung der Betriebskosten neben der Grundmiete verpflichten. Trotzdem sollten sie - besonders bei alten Mietverträgen - die Vertragsbedingungen hinsichtlich der Betriebskostentragung prüfen oder prüfen lassen.

Ohne Abrechnung keine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen

Anpassung der Vorauszahlungen nur für die Zukunft

Eine Anpassung von Betriebskostenvorauszahlungen ist nur für die Zukunft möglich (BGH, Urteil vom 18. Mai 2011 - VIII ZR 271/10).

Die Betriebskostenabrechnung muss inhaltlich richtig sein

Der BGH entschied, dass der Vermieter nach einer Betriebskostenabrechnung zur Anpassung von Vorauszahlungen gemäß § 560 Abs. 4 BGB nur berechtigt ist, als sie auf einer inhaltlich korrekten Betriebskostenabrechnung beruht.

Bisher vertrat der BGH die Ansicht, für eine Anpassung der Nebenkosten genüge eine formell ordnungsgemäße Abrechnung, damit ohne aufwendige Streitigkeiten über die Richtigkeit der Abrechnung alsbald Klarheit über die Höhe der Vorauszahlungen erzielt werden könne. Hieran hält der Senat aber nicht fest. Denn bei dieser Sichtweise wird der mit der Anpassung der Vorauszahlungen verfolgte Zweck, die Vorauszahlungen möglichst realistisch nach dem voraussichtlichen Abrechnungsergebnis für die nächste Abrechnungsperiode zu bemessen, nicht hinreichend berücksichtigt. Vielmehr würde eine solche Verfahrensweise dem Vermieter die Möglichkeit eröffnen, aufgrund einer fehlerhaften Abrechnung Vorauszahlungen in einer Höhe zu erheben, die ihm bei korrekter Abrechnung nicht zustünden.

Hinzu kommt, dass der Vermieter zur Erteilung einer korrekten Abrechnung verpflichtet ist und es nicht hingenommen werden kann, dass eine Vertragspartei aus der Verletzung eigener Vertragspflichten Vorteile zieht (BGH, Urteile v. 15.5.2012, VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11).

Auch bei einer versäumten Abrechnungsfrist darf noch korrigiert werden 

wurde die Abrechnungsfrist versäumt, kann ein Vermieter oder Mieter trotzdem die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungenn verlangen, wenn sich aus der (verspäteten) Abrechnung ergibt, dass die Vorauszahlungen zu niedrig oder zu hoch angesetzt sind (BGH, Urteil vom 16. Juni 2010, Az. VIII 258/09).

Das Ärgernis: Zu niedrig vereinbarte Vorauszahlungen und hohe Nachzahlungen

Sind die Betriebskostenvorauszahlungen zu gering bemessen, ist dies rechtliche erst einmal ohne Bedeutung. Der Mieter ist in diesem Fall grundsätzlich verpflichtet, die Nachzahlung in voller Höhe zu erbringen. Der Vermieter begeht keine Pflichtverletzung bei Vertragsabschluss, wenn er mit dem Mieter Vorauszahlungen vereinbart, die die Höhe der später anfallenden Kosten nicht nur geringfügig, sondern auch deutlich unterschreitet. Eine Pflichtverletzung liegt nur vor, wenn besondere Umstände gegeben sind. Von besonderen Umständen ist auszugehen, wenn der Vermieter die Angemessenheit der Betriebskosten "ausdrücklich zusichert" oder wenn er diese "bewusst zu niedrig bemessen hat, um den Mieter über den Umfang der tatsächlichen Mietbelastung zu täuschen und ihn auf diese Weise zur Begründung eines Mietverhältnisses zu veranlassen" (BGH 11.02.2004, VII ZR 195/03).

So berechnen Vermieter oder Mieter die neuen Betriebskostenvorauszahlungen 

Eine Anpassung der Vorauszahlungen ist nur dann angemessen im Sinne von § 560 Abs. 4 BGB, wenn sie auf die voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten im kommenden Abrechnungsjahr abstellt.

• Grundlage für die Anpassung ist die letzte Nebenkostenabrechnung. Da Betriebskostenvorauszahlungen in der Regel monatlich gezahlt werden, darf sich der Monatsbetrag dann entsprechend um ein Zwölftel erhöhen.
• Allerdings kann bei der Anpassung auch eine konkret zu erwartende Entwicklung der künftigen Betriebskosten berücksichtigt werden. Dies wird beispielsweise bei den explodierenden Energiekosten oder der steigenden Grundsteuer der Fall sein.

Steht dem Mieter aufgrund der Abrechnung über die Vorauszahlungen ein Guthaben zu, kann auch er die Vorauszahlungen senken. Das Recht zur Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen durch den Mieter darf vertraglich nicht ausgeschlossen werden.

560 Abs. (6) Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Auch hier gilt: Die neu errechnete Höhe kann mit der nächsten Mietüberweisung erfolgen und der Monatsbetrag dann entsprechend um ein Zwölftel verringert werden.

Ein "Sicherheitszuschlag" nur in konkreten Fällen

Ein abstrakter Sicherheitsaufschlag ohne konkret zu erwartende Kostensteigerungen ist nicht möglich. Es muss eine Beschränkung auf die Betriebskostenposition, für die der Vermieter eine konkrete Kostensteigerung erwartet, in Zukunft stattfinden.
Der Sicherheitszuschlag landete vor dem BGH, da sich bei einer Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung zu Gunsten der Vermieterin ergab, die zugleich eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen verlangte. Deren Höhe ermittelte sie, indem sie neben dem Ergebnis der Betriebskostenabrechnung (geteilt durch 12 Monate) einen Sicherheitszuschlag von 10 % auf die bisher ermittelten Kosten ansetzte. Die Mieter widersprachen der Erhöhung der Vorauszahlungen und bekam vor dem Bundesgerichtshof recht (BGH, VIII ZR 294/10).

Wie mache ich Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen geltend?

Die Vorauszahlungen können einseitig durch eine Erklärung angepasst werden, die dem Vermieter oder Mieter gemäß § 130 BGB zugeht und gemäß § 126b BGB in Textform erfolgt. Ein Verstoß gegen die Formvorschrift macht die Erklärung gemäß § 125 BGB nichtig. Eine Begründung ist nicht erforderlich, sollte aber - um Nachfragen und Streitigkeiten zu vermeiden - der Erklärung beigelegt werden.

Die Erklärung bewirkt, dass die neuen Vorauszahlungen an die Stelle der bisherigen treten, ohne die Zustimmung des Vermieters oder des Mieters zu benötigen. 

Was passiert, wenn der Mieter die Erhöhung nicht akzeptiert?

Bei Streitigkeiten über die Erhöhung und der Weigerung des Mieters, eine gerechtfertigte Anpassung zu akzeptieren, kann der Vermieter das Mietverhältnis unter bestimmten Voraussetzungen kündigen.

Wann müssen die neuen Betriebskosten erstmals überwiesen werden?

Wenn keine genaue Zeit bestimmt ist, gilt nach deutscher Rechtsprechung, dass die Leistung sofort fällig ist (§ 271 Abs. 1 BGB). Der Mieter schuldet die erhöhte Betriebskostenvorauszahlung also bereits mit der nächsten Mietzahlung. Dies gilt auch im umgekehrten Fall. Möchte der Mieter aufgrund eines Guthabens die Vorauszahlungen mindern, so kann er dies mit der nächsten Mietzahlung tun. 

§ 560 BGB Veränderungen von Betriebskosten
[...] 
(4) Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 271 Leistungszeit
(1) Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken.

Einige Mietrechtsexperten orientieren sich an  § 560 Abs. 2 BGB. Hier wird jedoch explizit Bezug auf die Betriebskostenpauschale genommen.

Forderungen aus einer Betriebskostenabrechnung verjähren

Forderungen aus einer Betriebskostenabrechnung verjähren innerhalb von drei Jahren (§ 195 BGB). Die dreijährige Verjährungsfrist gilt für Mieter und Vermieter und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und ein Mieter oder Vermieter von dem Anspruch erfahren hat bzw. hätte erfahren müssen (§ 199 Abs. 1 BGB