Ist die Betriebskostenabrechnung formal und inhaltlich richtig?

Eine ungeordnete Zusammenstellung der Betriebskosten mit Rechensprüngen, die kein Mieter nachvollziehen kann, zieht den Ärger an und muss vom Mieter nicht akzeptiert werden. Dabei unterscheidet die Rechtsprechung zwischen formalen und inhaltlichen Fehlern einer Betriebskostenabrechnung.

Formal korrekt ist die Abrechnung, wenn sie diese Angaben enthält

  1. Absender und Adressat der Abrechnung
  2. Abrechnungsobjekt
  3. Abrechnungszeitraum
  4. Zusammenstellung der Gesamtkosten
  5. Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel
  6. Berechnung des Mieteranteils an den einzelnen Kosten
  7. Abzug der Betriebskostenvorauszahlungen
  8. Ausweis des Guthabens oder des Nachzahlungsbetrages

Die Abrechnung muss für juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Menschen nachvollziehbar sein, d.h. die Betriebskostenabrechnung hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines Mieters zu entsprechen. Die Betonung liegt hierbei auf durchschnittlich. Ein Vermieter kann erwarten, dass sein Mieter die Grundrechenarten und den Dreisatz beherrscht.

Umfrage zum Erhalt der Betriebskostenabrechnung

 

umfrage betriebskostenabrechnungRechnen sie zügig mit ihren Mietern ab. In unserer Umfrage aus Mai 2019 gaben immerhin 31% der Mieter an, die Abrechnung eher zum Ende des Jahres zu erhalten.

 

Inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Neben der formalen Richtigkeit der Abrechnung spielt noch die materielle (inhaltliche) Richtigkeit eine wichtige Rolle. Inhaltliche Fehler sind Unrichtigkeiten im Abrechnungswerk, hierzu zählen:

  • Ansatz von Betriebskostenarten die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen (z.B. Nutzerwechselgebühren für die Ablesung der Erfassungsgeräte beim Auszug des Mieters, Reparaturanteile des Hausmeisterlohnes werden den Mietern berechnet).
  • Falsche Umlagemaßstäbe der Betriebskostenpositionen (vertraglich wurde eine Umlage nach Wohnfläche vereinbart, der Vermieter verteilt die Kosten nach Personen).
  • Rechenfehler
  • Soll- und Ist-Vorauszahlungen werden vertauscht

Die Abrechnungsfrist wird mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt; auf deren inhaltliche Richtigkeit kommt es für die Einhaltung der Frist nicht an.


Beispiel 1: Vermieter Meier gibt die falsche Wohnung in der Abrechnung an

Vermieter Meier erstellt die Betriebskostenabrechnung kurz vor Jahresende. Für Frau Schmitz aus dem 1. OG rechts ergibt sich eine Nachzahlung über 150 EUR. Am 27. Dezember wirft er die Abrechnungen noch schnell in die Briefkästen der Mieter und Mieterinnen und fährt zwei Wochen in Urlaub. Nach seiner Rückkehr findet er eine Nachricht von Frau Schmitz vor. Sie wundere sich, warum sie die Abrechnung für das 3. OG rechts erhalten hat, sie wohne im 1. OG rechts, die Nachzahlung würde sie nicht überweisen.

Da ist sie im Recht! Herr Meier hat in der Eile einen formalen Fehler begangen, er hat die falsche Wohnung in der Betriebskostenabrechnung der Mieterin Schmitz angegeben. Die Abrechnung gilt nicht als Betriebskostenabrechnung im gesetzlichen Sinne (§ 259 BGB), sie ist unwirksam.

  1. Herr Meier muss eine formal richtige Abrechnung erstellen.
  2. Diese neue Abrechnung erreicht die Mieterin erst im neuen Jahr, damit ist die Abrechnungsfrist abgelaufen. Dies bedeutet, dass Herr Meier zu spät über die Betriebskosten abgerechnet hat.

Konsequenz: Eine formal falsche Abrechnung lässt sich nicht nachbessern, sondern nur neu erstellen. Da Herr Meier die neue Abrechnung nicht mehr innerhalb der Abrechnungsfrist zustellen konnte, hat dies die Folge, dass Frau Schmitz die errechnete Nachzahlung nicht zahlen muss, weder aus der formal unwirksamen Betriebskostenabrechnung noch aus der korrigierten und nun formal richtigen Abrechnung.

 

 

Beispiel 2: Vermieter Meier verwendet falsche Umlageschlüssel in der Abrechnung

Vermieter Meier hat bei der Betriebskostenabrechnung des Folgejahres aufgepasst und in Frau Schmitz Abrechnung korrekt das 1. OG rechts angegeben. Für Frau Schmitz ergibt sich ein Guthaben über 60 EUR. Er ist wieder spät dran, wirft die Abrechnungen am 28. Dezember noch schnell in die Briefkästen der Mieter und Mieterinnen und fährt wie jedes Jahr in Urlaub. Nach seiner Rückkehr schaut er noch einmal in die Abrechnungen und stellt fest, dass er zwei Kostenpositionen nach der Anzahl der Wohnfläche abgerechnet hat, vertraglich hätten die Kosten nach Personen verteilt werden müssen. Für Frau Schmitz aus dem 1. OG rechts hätte sich bei korrekter Anwendung der Verteilerschlüssel ein Nachzahlungsbetrag über 50 EUR ergeben. Flugs korrigiert er die Abrechnungen Anfang Januar und bittet auch Frau Schmitz um Überweisung des neu errechneten Nachzahlungsbetrages. Die besteht jedoch auf Auszahlung des Guthabens.

Frau Schmitz hat Recht. Herr Meier hat in der Eile einen inhaltlichen Fehler begangen, er hat falsche Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung angegeben.

Konsequenz: Die Abrechnung ist formal gültig, der inhaltliche Fehler macht die Abrechnung nicht unwirksam, die Abrechnungsfrist ist mit einer inhaltlich falschen Abrechnung gewahrt, aber: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist eine Korrektur zu Lasten der Mieterin ausgeschlossen. Herr Meier muss Frau Schmitz das Guthaben auszahlen.

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