Falls sie als Vermieter eine Hausverwaltung beschäftigen, werden sie von dieser sicher auch Rechenschaft über die Ausgaben wünschen und nicht darauf vertrauen, dass schon alles seine Ordnung hat. Genau so selbstverständlich hat ein Mieter das Recht, die Belege der Betriebskostenabrechnung einzusehen, um zu prüfen, ob seine Vorauszahlungen auch für die mietvertraglich vereinbarten Betriebskosten verwendet wurden oder die Bescheinigung nach § 35a EStG vollständig ist. Ein solches Prüfungsrecht wird von den Gerichten allen Mietern nach § 259 BGB zugestanden. Als Vermieter sollten sie also reagieren, wenn der Mieter die Belege einsehen will. Stellen sie sich stur, muss ihr Mieter die Abrechnung nicht akzeptieren und eine evtl. geforderte Nachzahlung nicht bezahlen.

Bei großen Wohnanlagen kann die Belegprüfung viel Zeit in Anspruch nehmen. Mieter sollten deshalb zunächst nur die strittigen Punkte prüfen. | Bild © moritz320 auf pixabay.com

Diese Betriebskostenbelege darf der Mieter prüfen

• Rechnungen
• Belege
• Verträge (zu nennen sind hier hauptsächlich Wartungsverträge oder Hausmeisterverträge. Ihr Mieter muss prüfen können, ob sich hierin nicht umlegbare Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten verstecken).
• NEU Auch Einsicht in die Zahlungsbelege
  Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich auch auf die zugrundeliegenden Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020 - VIII ZR 118/19). Der BGH begründet dies damit, dass ein Mieter überprüfen können muss, ob sein Vermieter die Rechnungsbeträge - wie in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen - beglichen und nicht etwa Kürzungen vorgenommen oder von Preisnachlässen oder Ähnlichem profitiert hat.
  Was gilt als Zahlungsbeleg?
  Quittung
  Kassenbon
  Bestätigung einer durchgeführten Überweisung
  Bestätigung eines durchgeführten Lastschrifteinzuges
  Kontoauszug

Die Grenze verläuft dort, wo die Unterlagen nicht notwendig sind, um die Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Kann der Mieter zum Beispiel die Abrechnung ohne einen Blick in die Unterlagen anderer Mieter nicht nachvollziehen (zu denken ist hier an die richtige Kostenverteilung), erstreckt sich das Prüfungsrecht also auch auf diese Unterlagen (AG Garmisch-Partenkirchen, WM 1996, S. 155). Persönliche Daten, die für die Abrechnung ohne Belang sind, dürfen selbstverständlich geschwärzt werden. 

Nimmt der Mieter das Angebot zur Belegeinsicht nicht wahr, kann der Vermieter auf Zahlung klagen

Der Mieter zweifelt die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung an, reagiert aber nicht auf das Angebot der Einsichtnahme und zahlt auch nicht? Dann hat der Vermieter das Recht auf seiner Seite, wenn er auf Zahlung des Abrechnungssaldos klagt. Denn erst nach der Einsichtnahme ist der Mieter in der Lage, die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung konkret zu bestreiten und Einwendungen gegen die erteilte Abrechnung zu erheben (LG Berlin, Urteil v. 18.11.2002 - 67 S 147/02, GE 2003, S. 253). 

Muss der Vermieter die Originalbelege vorlegen oder genügen Kopien?

Besteht ein Mieter auf Einsicht in die Originalbelege, hat er grundsätzlich das Recht auf Vorlage der Original-Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung und muss sich nicht mit Kopien begnügen. Eine Begründung ist nicht notwendig. Nur in Ausnahmefällen kann es in Betracht kommen, dass der Vermieter lediglich die Vorlage von Kopien oder Scanprodukten vorlegen muss. Die Frage, wann ein solcher Ausnahmefall vorliegt, ist im Streitfall gerichtlich zu entscheiden (BGH, Urteil v. 15.12.2021, VIII ZR 66/20).

Die Belege liegen beim Steuerberater oder bei der Hausverwaltung

Notfalls muss der Vermieter die Belege holen oder er muss es dem Mieter ermöglichen, die Abrechnungsbelege bei seinem Steuerberater oder der Hausverwaltung einzusehen. Ihr Mieter muss sich bei der Einsichtnahme vor Ort nicht mit Kopien zufrieden geben und kann auf Vorlage der Originalbelege pochen.

Ein Mieter darf zur Belegprüfung Hilfe mitbringen oder Vollmacht erteilen

Das Belegeinsicht beschränkt sich nicht auf die Person des Mieters (LG Hamburg, WM 1985, S. 400). Schickt ihr Mieter eine Person seines Vertrauens oder kommt er in Begleitung, müsssen sie dies als Vermieter zulassen. Hierbei kann es sich um einen sachkundigen Bekannten, seinen Rechtsanwalt oder auch einen Mitarbeiter eines Mietervereins handeln. 

Der Mieter zahlt unter Vorbehalt die Betriebskostennachzahlung

Dann muss er sich selbst darum bemühen, seine Einwände gegen den Zahlungsgrund vor Gericht durchzusetzen. Es liegt in seinem eigenen Interesse, seine Rechtfertigungsgründe gegen eine vom Vermieter erstellte Abrechnung gerichtlich rechtssicher feststellen zu lassen. Nach Leistung einer Vorbehaltszahlung kann er nicht erwarten, dass der Vermieter seinerseits gerichtliche Schritte zur Klärung der streitigen Fragen einleitet.

Der Mieter fordert Kopien und will keine persönliche Einsichtnahme

In den meisten Fällen kann sich der Vermieter quer stellen. Ein Mieter hat grundsätzlich keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung. Einen solchen Anspruch des Mieters sieht das Gesetz für den Bereich des preisfreien Wohnraums nicht vor.

Denn, der Vermieter kann ein berechtigtes Interesse daran haben, den Mieter auf die persönliche Einsichtnahme in die Rechnungsbelege zu verweisen, um den durch die Anfertigung von Fotokopien entstehenden zusätzlichen Aufwand zu vermeiden und dem Mieter mögliche Unklarheiten im Gespräch sofort zu erläutern.

Hierdurch kann Fehlverständnissen der Abrechnung, möglichen Einwendungen gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot und zeitlichen Verzögerungen durch ein Verlangen des Mieters nach Übersendung weiterer Kopien von Rechnungsbelegen vorgebeugt werden. Dieses Interesse des Vermieters würde nicht hinreichend berücksichtigt, wenn er dem Mieter stets auch gegen Kostenerstattung auf dessen Anforderung hin Belegkopien zu überlassen hätte.

Ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Fotokopien kommt nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) allerdings ausnahmsweise dann in Betracht, wenn ihm die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann (BGH, Urteil vom 8. März 2006  VIII ZR 78/05). Typische Fälle sind Krankheit, Alter oder auch der weit entfernte Wohnsitz des Vermieters. 

Der Mieterverein fordert Kopien? Auch hier kann der Vermieter NEIN sagen

Eine wahre Begebenheit aus der Verwalterpraxis: Die Abrechnung wurde verschickt, der Mieter zahlt die Nachzahlung nicht. Es folgt eine Zahlungserinnerung und dann noch eine, zurück kam ein Schreiben des Mietervereins. Die Verwaltung möge doch bitte zur Prüfung der Abrechnung Kopien zuschicken, natürlich gegen Kostenerstattung.

Nein, das haben wir nicht getan und wir sind bei preisfreiem Wohnraum auch nicht dazu verpflichtet den Copy Shop des Mieters oder des Mietervereins zu machen. Auch hier gilt der oben genannte Grundsatz, ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Fotokopien kommt nach Treu und Glauben ausnahmsweise nur dann in Betracht, wenn ihm die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Da hilft auch der Mieterverein als Stellvertretung nicht. Der junge Mann muss schon ein paar Stunden seiner Freizeit opfern, wenn es denn so wichtig ist. 

Kopiekosten (auch Vorauskasse) können verlangt werden

Auch Vorauskasse bei umfangreichen Abrechnungskopien sind nicht unüblich. Ein Vermieter klagte beim Mieter die Betriebskostennachzahlung ein. Der wollte nicht so recht zahlen, da der Vermieter ihm nicht die angeforderten Kopien zugeschickt hatte. Vor Gericht stellte sich dann heraus, dass der Mieter die Kopiekosten in Höhe von 25 Cent pro Stück im Voraus erstatten sollte. Dies hatte er seinem Mieter auch mitgeteilt, nur hatte der daraufhin nichts mehr von sich hören lassen. So nicht, urteilte das Amtsgericht Brandenburg. Wenn der Mieter den Kostenvorschuss an den Mieter für Belegkopien nicht zahlt, kann er hinterher nicht mit Einwendungen gegen die Abrechnung kommen. Allenfalls wenn die Kopiekosten zu hoch angesetzt sind. Dies war hier jedoch nicht der Fall befand das AG Brandenburg. Der Vermieter darf nicht nur die übliche Vergütung für das Herstellen der Kopie verlangen, sondern neben den reinen Materialkosten von 10 bis 20 Cent auch noch den Anteil für seine Arbeitsleistung. Deshalb seien 25 Cent ein angemessener Preis.

Der Vermieter muss während der Belegprüfung nicht Rede und Antwort stehen

Selbstverständlich muss der Mieter keine unsortierte Zettelwirtschaft akzeptieren, die Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung sollten geordnet sein. Ein Vermieter muss sich aber auch nicht neben seinen Mieter setzen und ihm in den folgenden drei Stunden die Betriebskostenabrechnung erläutern. Den nötigen Sachverstand muss der Mieter schon besitzen oder er muss sich kundige Hilfe zum Termin mitbringen. In Berlin wurde darüber gestritten, wie sehr die Abrechnungsunterlagen für einen Unkundigen aufbereitet sein müssen. Einer Mieterin war auf ihren Antrag hin schlichtweg der betreffende Jahresordner mit den sortierten Abrechnungen vorgelegt worden. Weitere Informationen erhielt sie nicht, was sie wiederum als Verweigerung der Einsichtnahme betrachtete. Das zuständige Gericht sah das allerdings nicht so. Die Vorlage der Akten sei rechtlich korrekt erfolgt. Wenn die Mieterin Schwierigkeiten hatte, die richtigen Unterlagen zu finden, hätte sie sich selbst um fachkundige Unterstützung bemühen müssen (LG Berlin, Az. 67 S 225/06).