Als Mieter haben Sie das Recht, die Belege der Betriebskostenabrechnung einzusehen. So können Sie überprüfen, ob Ihre Vorauszahlungen korrekt verwendet wurden und die Abrechnung ordnungsgemäß erstellt ist. Gerichte erkennen dieses Recht nach § 259 BGB an. Verweigert der Vermieter die Einsicht, muss eine Nachzahlung nicht geleistet werden.

Welche Belege darf der Mieter prüfen?

Rechnungen, Belege und Verträge (z. B. Wartungs- oder Hausmeisterverträge zur Erkennung versteckter Verwaltungskosten)

• Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020 - VIII ZR 118/19):
  • Quittungen, Kassenbons
  • Überweisungs- oder Lastschriftbestätigungen
  • Kontoauszüge (personenbezogene Daten dürfen geschwärzt werden)

Einschränkungen

Das Einsichtsrecht umfasst nur relevante Unterlagen zur Abrechnung. Falls zur Kostenverteilung ein Blick in andere Abrechnungen nötig ist, müssen personenbezogene Daten geschwärzt sein (AG Garmisch-Partenkirchen, WM 1996, S. 155).

Wo muss die Belegeinsicht erfolgen?

Beim Vermieter oder der Hausverwaltung – dort, wo die Unterlagen aufbewahrt werden.

• Beim Steuerberater, falls die Belege dort verwaltet werden.
• Kein Anspruch auf Zusendung von Kopien, es sei denn, eine persönliche Einsicht ist unzumutbar (z. B. wegen Krankheit oder weiter Entfernung, BGH, Urteil vom 8. März 2006 - VIII ZR 78/05).

Originalbelege oder Kopien?

• Mieter haben das Recht auf Einsicht in Originalbelege.
• Kopien müssen nur in Ausnahmefällen bereitgestellt werden (BGH, Urteil v. 15.12.2021, VIII ZR 66/20).

Darf der Mieter eine Begleitperson mitbringen?

Ja, der Mieter kann eine Vertrauensperson zur Einsicht mitbringen oder eine Vollmacht ausstellen (LG Hamburg, WM 1985, S. 400).

Muss der Vermieter Kopien aushändigen?

• Grundsätzlich nicht – Mieter haben keinen Anspruch auf Kopien, außer:
  • Die persönliche Einsicht ist unzumutbar.
  • Der Mieter zahlt Kopierkosten (bis zu 25 Cent pro Seite, AG Brandenburg).

Was gilt für Mietervereine?

• Mietervereine haben keinen automatischen Anspruch auf Belegkopien.
• Die persönliche Einsicht des Mieters bleibt vorrangig.

Muss der Vermieter die Belege erläutern?

• Nein, er muss nur sortierte Unterlagen bereitstellen (LG Berlin, Az. 67 S 225/06).
• Der Mieter muss selbst für Verständnis sorgen oder eine fachkundige Begleitperson mitbringen.

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FAQ: Häufige Fragen zur Belegeinsicht

Muss der Mieter einen Prüfungstermin vorab ereinbaren?

Ja, der Vermieter kann einen Einsichtstermin vorschlagen, darf dies aber nicht unangemessen verzögern.

Wo muss der Mieter die Belegprüfung durchführen?

1. Üblicherweise beim Vermieter oder der Hausverwaltung

• Der Vermieter kann dem Mieter einen Termin zur Einsichtnahme in seinen Geschäftsräumen oder bei der Hausverwaltung anbieten.
• Falls die Belege beim Steuerberater lagern, kann der Vermieter den Mieter auch dorthin verweisen.

2. Kein Anspruch auf Einsicht am Wohnort des Mieters

• Der Mieter hat keinen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihm die Belege nach Hause geschickt werden oder dass der Vermieter Kopien übersendet.
• Eine Ausnahme besteht nur, wenn dem Mieter die persönliche Einsichtnahme unzumutbar ist (z. B. bei Krankheit, sehr weiter Entfernung, BGH, Urteil vom 8. März 2006 – VIII ZR 78/05).

3. Alternative: Digitale Bereitstellung?

• Manche Gerichte haben entschieden, dass der Vermieter keine digitale Einsicht per Scan oder E-Mail anbieten muss.
• Es bleibt dem Vermieter jedoch freigestellt, ob er dies als Service anbietet.

Falls der Mieter die persönliche Einsichtnahme nicht wahrnimmt, kann er später keine wirksamen Einwendungen gegen die Abrechnung erheben (LG Berlin, Urteil vom 18.11.2002 – 67 S 147/02).

Der Mieter zahlt unter Vorbehalt, prüft aber nicht

Wenn der Mieter die Betriebskostennachzahlung unter Vorbehalt leistet, aber keine Belegeinsicht vornimmt oder keine konkreten Einwände erhebt, gibt es mehrere Handlungsoptionen für den Vermieter:

Nachfragen und Frist setzen

• Weise den Mieter schriftlich darauf hin, dass er sein Prüfungsrecht ausüben kann und eine Frist für die Belegeinsicht oder konkrete Einwendungen setzen sollte.
• Falls er nicht reagiert, gilt die Nachzahlung als akzeptiert.

Rechtliche Bedeutung des Vorbehalts klären

• Die Zahlung unter Vorbehalt bedeutet nicht automatisch, dass der Mieter später noch Einwände erheben kann. Falls er keine Einsicht nimmt oder keine konkreten Fehler benennt, kann sich sein Widerspruchsrecht abschwächen.
• Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung Einwendungen erheben.

Abwarten oder gerichtliche Klärung anstoßen

• Falls der Mieter trotz Fristsetzung nicht handelt, kannst du argumentieren, dass er auf sein Recht zur Einsichtnahme verzichtet hat.
• Falls er später dennoch Einwände erhebt, kann das Gericht prüfen, ob diese ohne vorherige Belegeinsicht überhaupt berechtigt sind.

Fazit: Wenn der Mieter seine Nachzahlung nur pro forma unter Vorbehalt stellt, aber keine Belege einsehen oder konkrete Zweifel äußern will, kannst du ihn zur Klarstellung auffordern. Falls er untätig bleibt, gilt die Abrechnung im Zweifel als akzeptiert.

Was, wenn der Vermieter die Einsicht verweigert?

Wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, sollte der Mieter folgende Schritte einleiten:

1. Schriftliche Aufforderung zur Einsichtnahme

• Den Vermieter formell per Einschreiben mit Rückschein, Einwurfeinschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung zur Belegeinsicht auffordern.
• Eine konkrete Frist (z. B. 14 Tage) setzen.
• Auf das gesetzliche Einsichtsrecht nach § 259 BGB hinweisen.

2. Minderung oder Zurückbehaltung der Nachzahlung

• Nachzahlung verweigern: Solange der Vermieter keine Einsicht gewährt, kann der Mieter eine Nebenkostennachzahlung rechtmäßig zurückhalten.
• Falls bereits gezahlt wurde: Möglich ist eine Mietminderung oder Rückforderung überhöhter Betriebskosten.

3. Rechtsbeistand einholen oder Mieterverein kontaktieren

• Ein Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht kann unterstützen und weiteren Druck auf den Vermieter ausüben.
• Falls der Vermieter weiterhin blockiert, kann eine gerichtliche Klärung erforderlich sein.

4. Klage auf Belegeinsicht

• Falls alle vorherigen Schritte erfolglos bleiben, kann der Mieter beim Amtsgericht eine Klage auf Belegeinsicht einreichen.
• Gerichte bestätigen regelmäßig das Recht des Mieters auf Einsicht (z. B. BGH, Urteil vom 15.12.2021 – VIII ZR 66/20).

Tipp: Wer hartnäckig bleibt und die richtigen Schritte einleitet, kann sein Einsichtsrecht durchsetzen – oft schon durch konsequente schriftliche Forderungen.

Darf der Mieter die Belege fotografieren?

Nicht eindeutig geregelt, oft wird es jedoch gestattet.

Muss der Vermieter Kopierkosten vorstrecken?

Nein, der Mieter muss diese im Voraus zahlen.

Wann erlischt das Recht auf Einsicht in die Abrechnungsbelege?

Ablauf der Einwendungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB). 12 Monate nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung erlöschen deine Einwendungen gegen die Abrechnung. Danach kannst du keine Einsicht mehr verlangen, um Fehler geltend zu machen.