Die Übernahme der Betriebskosten durch den Mieter ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen, damit Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, muss eine gültige Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter über die Kostentragung bestehen. Fehlt diese Vereinbarung im Mietvertrag, was heutzutage eher die absolute Ausnahme ist, muss der Mieter nur die vereinbarte Miete zahlen. Für den Vermieter besteht keine Pflicht, auch wenn es der Mieter wünscht, eine Abrechnung zu erstellen (BGH, Urteil v. 16.11.2011, VIII ZR 106/11). Eine Ausnahme bildet die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten: Über die „warmen Betriebskosten“ muss ein Vermieter immer abrechnen, auch wenn eine Pauschalmiete vertraglich vereinbart wurde (BGH, Urteil vom 19.07.2006, Az. VIII ZR 212/05).

Zwei interessante Urteile, von denen zumindest ein Urteil vielen Vermietern die Betriebskostenabrechnung erleichtert. Der BGH hatte darüber zu entscheiden, ob ein Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung stets nur diejenigen Kosten abrechnen darf, die auf einem Verbrauch im Abrechnungszeitraum beruhen (Leistungsprinzip) oder ob er stattdessen auch einfach die Kosten abrechnen kann, mit denen er selbst im Abrechnungszeitraum belastet wurde, das sogenannte Abflussprinzip oder auch Ausgabenrechnung genannt.

Als Vermieter dürfen sie die Kosten durch Wohnungsleerstand nicht einseitig durch Änderung des Umlageschlüssels auf ihre Mieter abwälzen, sie haben das finanzielle Risiko des teilweisen Leerstands zu tragen. Das bedeutet auch, dass ein einmal vereinbarter Verteilungsschlüssel beizubehalten ist.

Oft ein Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter: Die Betriebskostenabrechnung wurde per Post verschickt und kam nie an oder das Übergabe-Einschreiben (Einschreiben mit Rückschein) kommt zurück. Auch wenn sie großes Vertrauen in die Zusellungskünste der Post haben, der Bundesgerichtshof entschied, dass bei einer Versendung auf dem Postweg die rechtzeitige Absendung einer Betriebskostenabrechnung nicht zur Wahrung der Abrechnungsfrist von einem Jahr genügt. Die Abrechnung muss dem Mieter auch innerhalb der Abrechnungsfrist zugehen. Bei zur Post gegebenen Briefen besteht kein Anscheinsbeweis** für den Zugang der Sendung. Im Falle des Einschreibens mit Rückschein wird dem Empfänger zwar eine Nachricht im Briefkasten hinterlassen, er solle das Schreiben innerhalb einer Woche bei der Post abholen, tut er das jedoch nicht, geht der Brief zurück an den Absender und ist damit nicht zugestellt.