Nach dem Erhalt einer Betriebskostenabrechnung ist es wichtig, diese zunächst auf formale Mängel hin zu überprüfen. Formale Mängel können zur generellen Unwirksamkeit der Abrechnung führen und machen jede weitere inhaltliche Auseinandersetzung mit der Abrechnung überflüssig. Der Mieter hat bei Nachweis solcher Mängel einen Anspruch darauf, dass ihm eine neue Abrechnung zugestellt wird. Gelingt dem Vermieter diese Zustellung nicht innerhalb der vom Gesetz vorgesehenen Jahresfrist, hat er sein Recht, eine Nachzahlung zu verlangen, verwirkt.
Ein für die Rechtskraft erheblicher formaler Mangel liegt vor, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht den vorgeschriebenen Inhalt umfasst. Die ordnungsgemäße Abrechnung basiert auf einer Aufstellung aller angefallenen Betriebskosten. Der sich aus dieser Aufstellung ergebenden Summe aller tatsächlich angefallenen und vom Vermieter bezahlten Betriebskosten müssen die vom Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode bereits geleisteten Abschlagszahlungen gegenübergestellt werden. Aus der Betriebskostenabrechnung muss sich zweifelsfrei ergeben, für welche Abrechnungsperiode sie erstellt worden ist. Nur Kosten und Zahlungen, die innerhalb dieser Abrechnungsperiode entstanden sind, können berücksichtigt werden. Die Abrechnung muss darüber hinaus von ihrem Aufbau und ihrer Formulierung so klar und einfach gestaltet sein, dass ein Mieter ohne betriebswirtschaftliche oder juristische Vorbildung in der Lage ist, die Abrechnungsschritte zu verstehen.

 

Der Vermieter muss keine Kopien beilegen

Der Abrechnung brauchen keine Kopien der Rechnungsbelege beigefügt zu werden. Solche Belegkopien müssen dem Mieter, der die Abrechnung erhalten hat, jedoch auf Anforderung kurzfristig zur Verfügung gestellt werden. Erst dann, wenn dem Mieter Gelegenheit gegeben wurde, die Abrechnungsbelege zu prüfen, kann die Fälligkeit der Betriebskostenabrechnung eintreten. Ob der Mieter Anspruch auf kostenfreie Übersendung der Belegkopien hat, oder ob er die Kopien nur gegen Bezahlung erhält, oder ob er sogar auf die Möglichkeit verwiesen werden kann, in den Geschäftsräumen des Vermieters Einsicht in die Unterlagen zu nehmen, ist umstritten.

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Fälligkeitenregelung bei formal korrekter Betriebskostenabrechnung

Bei einer formal rechtmäßig erstellten Betriebskostenabrechnung tritt die Fälligkeit einer Nachzahlung 30 Tage nach deren Zugang beim Adressaten ohne gesonderte Mahnung ein, wenn der Vermieter im Schreiben auf diese Frist hingewiesen und den Tag ihres Ablaufes als Zahlungsziel benannt hat. Die Frist ergibt sich aus dem allgemeinen Grundsatz der gegenseitigen Fairness (Treu und Glauben) des § 242 BGB und dient dazu, dem Mieter Gelegenheit zu einer ausführlichen Prüfung der Abrechnung zu geben. Die Fälligkeit der Zahlung wird in einem solchen Fall auch nicht durch einen Widerspruch oder Einwendungen gegen inhaltliche Positionen aus der Berechnung aufgehoben.

Enthält das Abrechnungsschreiben kein Zahlungsziel und keinen Hinweis auf die Prüfungsfrist, tritt die Fälligkeit frühestens nach Ablauf von 30 Tagen ein. Vor Einleitung von rechtlichen Schritten müsste der Vermieter die Zahlung jedoch zunächst anmahnen.
Inhaltlich kann die Berücksichtigung von Abrechnungspositionen beanstandet werden, die entweder nicht umlagefähig oder gar nicht entstanden sind. Die Position „Rechtsschutzversicherung“ ist ein Beispiel dafür, dass nicht alle „Versicherungs“-positionen in der Betriebskostenabrechnung umlagefähig sind. Hier handelt es sich um eine Versicherung, die ausschließlich dem Vermieter zugutekommt und deren Kosten er nicht auf die Mieter umlegen kann. Positionen wie „Gartenpflege“ oder „Hausmeister“ sind natürlich nur dann umlagefähig, wenn nicht nur ein Garten vorhanden ist, sondern dieser auch gepflegt wird, und ein Hausmeister zur Verfügung steht.

Zahlungsvereinbarungen, Zahlung unter Vorbehalt und Auszahlung von Guthaben

Steht dem Mieter aufgrund der Berechnungen in der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben zu, dann darf er, falls er gegen die Berechnung keine weiteren Einwendungen erhebt, mit zeitnaher Überweisung rechnen. Sollten im Falle einer Nachzahlung die Unstimmigkeiten über die Berechtigung oder die Höhe einzelner Rechnungspositionen nicht innerhalb der allgemeinen Prüfungsfrist geklärt werden können, empfiehlt es sich, eine Zahlung unter dem Vorbehalt der Rückforderung zu leisten, um den Eintritt von Zahlungsverzug mit seinen nachteiligen Folgen zu vermeiden. Leistet der Mieter eine vorbehaltsfreie Zahlung, hat er dadurch den Inhalt der Betriebskostenabrechnung anerkannt. Weitere Einwendungen gegen ihren Inhalt kann er dann nicht mehr geltend machen.
Der Vorbehalt bei der Zahlung muss dem Vermieter gegenüber in einer Weise erklärt werden, die sich in einem eventuellen späteren Prozess nachweisen lässt. Gleichzeitig sollte der Vermieter schriftlich über die geltend gemachten Beanstandungen und die Absicht, eine Zahlung nur unter Vorbehalt leisten zu wollen, informiert werden. Ein zusätzlicher Hinweis auf die Vorbehaltszahlung auf dem Überweisungsträger oder auf der Quittung bei einer Barzahlung verdeutlicht, dass die Zahlung ohne Anerkenntniswirkung geleistet werden soll.

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