Die Übernahme der Betriebskosten durch den Mieter ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen, damit Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, muss eine gültige Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter über die Kostentragung bestehen. Fehlt diese Vereinbarung im Mietvertrag, was heutzutage eher die absolute Ausnahme ist, muss der Mieter nur die vereinbarte Miete (Inklusivmiete oder Pauschalmiete genannt) zahlen. Für den Vermieter besteht keine Pflicht, auch wenn es der Mieter wünscht, eine Abrechnung zu erstellen (BGH, Urteil v. 16.11.2011, VIII ZR 106/11). Eine Ausnahme bildet die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten: Über die „warmen Betriebskosten“ muss ein Vermieter immer abrechnen, auch wenn eine Pauschalmiete vertraglich vereinbart wurde (BGH, Urteil vom 19.07.2006, Az. VIII ZR 212/05).

Haben sie mit ihrem Mieter eine jährlichen Betriebskostenabrechnung vertraglich vereinbart, müssen sie auch über die Betriebskosten abrechnen. Die Abrechnung muss für juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Menschen nachvollziehbar sein, d.h. die Betriebskostenabrechnung hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines Mieters zu entsprechen. Die Betonung liegt hierbei auf durchschnittlich. Sie können als Vermieter erwarten, dass Ihr Mieter die Grundrechenarten und den Dreisatz beherrscht.


Achten sie auf die Formalien

Formal ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, wenn sie folgende Angaben enthält (u.a. BGH VIII ZR 115/04):

  1. Absender und Adressat der Abrechnung
  2. Abrechnungsobjekt
  3. Abrechnungszeitraum
  4. Zusammenstellung der Gesamtkosten
  5. Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel
  6. Berechnung des Mieteranteils an den einzelnen Kosten
  7. Ausweis und Abzug der Betriebskostenvorauszahlungen

Die Betriebskostenpositionen

Abrechnen können sie alle mietvertraglich vereinbarten Nebenkosten. Recht einfach haben sie es, wenn im Mietvertrag ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthalten ist. Dann können sie alle Betriebskosten umlegen, die in dieser Verordnung genannt sind. Werden im Mietvertrag nur einzelne Kosten aufgeführt oder sind nur einzelne Kostenpositionen unterstrichen, können sie auch nur diese Kosten mit ihrem Mieter abrechnen.

Die Gesamtkosten

Zu jeder Betriebskostenposition haben sie die Gesamtkosten anzugeben. Unterlassen sie diese Angabe, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß und der Mieter muss diese Kosten nicht zahlen (BGH, Urteile vom 14.02.2007, Az. VIII ZR 1/06).

Abfluss oder Leistungsprinzip?

Bei der Abrechnung der kalten Betriebskosten haben sie es einfach. Sie müssen nur diejenigen Kosten in Ansatz bringen, mit denen sie selbst im Abrechnungsjahr belastet wurden, die also über ihr Konto abgeflossen sind, dass so genannte Abflussprinzip.

Nur wenn sie mit ihrem Mieter eine Abrechnung nach dem Leistungs- oder Zeitabgrenzungsprinzip vertraglich vereinbart haben - nur die Ausgaben, die auch das Abrechnungsjahr betreffen, werden in der Betriebskostenabrechnung übernommen -  müssen sie zeitliche Abgrenzungen vornehmen (BGH, Urteil vom 20.02.2008, Az. VIII ZR 49/07).

Betriebskostenabrechnung Beispiele zum Leistungs- und Abflussprinzip

 

Beispielrechnung nach dem Abflussprinzip

 

Erläuterung

Abrechnung

Gebäudeversicherung

Die Gebäudeversicherung kann im Abrechnungsjahr in der Betriebskostenabrechnung angesetzt werden.

1.200,00 Euro

Hausmeister

Die Rechnung des Hausmeisters kann nicht mit in die aktuelle Abrechnung. Der Winterdienst wurde zwar im Dezember durchgeführt, die Rechnung wurde jedoch erst im Januar des Folgejahres bezahlt. Die Rechnung muss also bis zur nächsten Abrechnung liegen bleiben.

0,00 Euro

Energieversorger

Durchbrechung des Abflussprinzips: Heizkosten müssen nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden.

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Achtung: Zahlen sie eine Rechnung VOR Fälligkeit, ist das Datum der Fälligkeit für den Ansatz in der Betriebskostenabrechnung maßgebend.
Beispiel: Anfang Dezember 2015 wird die Wartung der Rauchabzugsanlage durchgeführt. Zahlungsfrist ist der 13.01.2016. Sie zahlen die Rechnung jedoch schon am 27.12.2015. Sie können die Kosten somit erst in der Abrechnung des Jahres 2015 in Ansatz bringen.

Beispielrechnung nach dem Leistungsprinzip

 

Erläuterung

Abrechnung

Gebäudeversicherung

Die Versicherungsbeiträge werden zeitlich abgegrenzt und nur die Beiträge in Ansatz gebracht, die auch das Abrechnungsjahr betreffen.

700,00 Euro

Hausmeister

Die Rechnung wird in der nun abzurechnenden Betriebskostenabrechnung eingestellt.

120,00 Euro

Energieversorger

Heizkosten müssen nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden. Der BGH führte hierzu aus, dass gemäß § 7 Abs. 2 HeizkostenV die in die Abrechnung einzustellenden Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage insbesondere "die Kosten der verbrauchten Brennstoffe" nach dem Leistungsprinzip abzurechnen sind. Das heißt, dass nur die Kosten des im Abrechnungszeitraumes tatsächlich verbrauchten Brennstoffs abgerechnet werden können (Leistungsprinzip). Dem wird eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip nicht gerecht. (BGH, Urteil vom 1. Februar 2012 - VIII ZR 156/11).

2.500,00 Euro

Welchen Verteilungsschlüssel wähle ich für die Nebenkostenabrechnung?

Auch hier ist ein Blick in die mietvertraglichen Regelungen zum Verteilungsschlüssel der Nebenkosten notwendig. Bestehen keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen, müssen die "kalten Betriebskosten" nach der Wohnfläche umgelegt werden. Werden die Kosten nach Verbrauch oder Verursachung erfasst, zum Beispiel durch Wasseruhren, sind die Kosten nach Verbrauch oder Verursachung zu verteilen. Diese Regelung hat immer Vorrang vor mietvertraglichen Vereinbarungen (§ 556a Abs. 1 BGB). Eine Kostenverteilung nach Verbrauch ist jedoch nur vorgeschrieben, wenn alle Wohnungen mit Messgeräten ausgestattet sind. Haben sie zum Beispiel ein Mietshaus mit 8 Parteien und wurden in den Wohnungen bisher 6 Wasseruhren eingebaut, können sie die Kosten der Wasserversorgung weiter nach Wohnfläche oder Personenanzahl verteilen.


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Damit der Mieter die Kostenverteilung nachvollziehen kann, müssen sie die Bezugsgrößen und den Verteilungsschlüssel in der Abrechnung angeben. Die Abrechnung ist formell fehlerhaft, wenn der Quotient für den Mieter nicht nachvollziehbar ist (BGH, Urteil vom 28.05.2008, Az. VIII 261/07).

Richtig: Gesamtwohnfläche 500 m², Ihre Wohnfläche 100 m²; Umlageschlüssel 1/20 oder 20,00%.

Falsch: Ihre Wohnfläche 100 m², Umlageschlüssel 12,50%

Leerstand: Wohnungsleerstand geht zu Lasten des Vermieters, die Kosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden (BGH, Beschluss vom 08.01.2013, Az. VIII ZR 180/12). Das wird von einigen Vermietern hin und wieder gerne gemacht. Die Gesamtwohnfläche des Hauses beträgt inklusive der seit einem Jahr leerstehenden 60 m² großen Wohnung 500 m². Die Kosten werden nun unter Abzug der Leerwohnung auf 440 m² verteilt. Das geht nicht. Die Leerwohnung muss mit in die Verteilung einbezogen werden, der ermittelte Kostenanteil geht zu Lasten des Vermieter.

Für jede einzelne Betriebskostenposition berechnen sie nun den Anteil des Mieters. Zum Schluss addieren sie die Positionen und ziehen die geleisteten Vorauszahlungen ab.

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