Nach dem Erhalt einer Betriebskostenabrechnung ist es wichtig, diese zunächst auf formale Mängel hin zu überprüfen. Formale Mängel können zur generellen Unwirksamkeit der Abrechnung führen und machen jede weitere inhaltliche Auseinandersetzung mit der Abrechnung überflüssig. Der Mieter hat bei Nachweis solcher Mängel einen Anspruch darauf, dass ihm eine neue Abrechnung zugestellt wird. Gelingt dem Vermieter diese Zustellung nicht innerhalb der vom Gesetz vorgesehenen Jahresfrist, hat er sein Recht, eine Nachzahlung zu verlangen, verwirkt.
Ein für die Rechtskraft erheblicher formaler Mangel liegt vor, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht den vorgeschriebenen Inhalt umfasst. Die ordnungsgemäße Abrechnung basiert auf einer Aufstellung aller angefallenen Betriebskosten. Der sich aus dieser Aufstellung ergebenden Summe aller tatsächlich angefallenen und vom Vermieter bezahlten Betriebskosten müssen die vom Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode bereits geleisteten Abschlagszahlungen gegenübergestellt werden. Aus der Betriebskostenabrechnung muss sich zweifelsfrei ergeben, für welche Abrechnungsperiode sie erstellt worden ist. Nur Kosten und Zahlungen, die innerhalb dieser Abrechnungsperiode entstanden sind, können berücksichtigt werden. Die Abrechnung muss darüber hinaus von ihrem Aufbau und ihrer Formulierung so klar und einfach gestaltet sein, dass ein Mieter ohne betriebswirtschaftliche oder juristische Vorbildung in der Lage ist, die Abrechnungsschritte zu verstehen.

 

Die Übernahme der Betriebskosten durch den Mieter ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen, damit Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, muss eine gültige Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter über die Kostentragung bestehen. Fehlt diese Vereinbarung im Mietvertrag, was heutzutage eher die absolute Ausnahme ist, muss der Mieter nur die vereinbarte Miete (Inklusivmiete oder Pauschalmiete genannt) zahlen. Für den Vermieter besteht keine Pflicht, auch wenn es der Mieter wünscht, eine Abrechnung zu erstellen (BGH, Urteil v. 16.11.2011, VIII ZR 106/11). Eine Ausnahme bildet die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten: Über die „warmen Betriebskosten“ muss ein Vermieter immer abrechnen, auch wenn eine Pauschalmiete vertraglich vereinbart wurde (BGH, Urteil vom 19.07.2006, Az. VIII ZR 212/05).

Haben sie mit ihrem Mieter eine jährlichen Betriebskostenabrechnung vertraglich vereinbart, müssen sie auch über die Betriebskosten abrechnen. Die Abrechnung muss für juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Menschen nachvollziehbar sein, d.h. die Betriebskostenabrechnung hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines Mieters zu entsprechen. Die Betonung liegt hierbei auf durchschnittlich. Sie können als Vermieter erwarten, dass Ihr Mieter die Grundrechenarten und den Dreisatz beherrscht.


Was bedeutet Abrechnungsfrist?

Mit Ablauf des 12. Monats nach Ende der Abrechnungsperiode muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter vorliegen. Die Abrechnung der Abrechnungsperiode 01.01.2014 bis 31.12.2014 muss also bis spätestens 31.12.2015 beim Mieter eingegangen sein, dies gilt auch für Gewerberaummieter, entschied das Oberlandesgericht Düsseldorf.

Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, kann der Vermieter nur noch dann auf Nachzahlung pochen, wenn er eine verspätete Geltendmachnung nicht zu vertreten hat. Solche nicht vom Vermieter zu vertretenden Verspätungen können zum Beispiel darin liegen, dass ein Versorgungsunernehmen erst lange nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine Abrechnung erstellt.

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