Betriebskostenabrechnung: Zahlung oder Leistung?

Wann darf welche Rechnung in die Abrechnung?

Rechnungen halten sich selten brav an das Abrechnungsjahr. Die Wasserabrechnung für das Vorjahr kommt im Februar. Die Treppenhausreinigung für Dezember wird erst im Januar berechnet. Der Grundsteuerbescheid bleibt aus und wird ein Jahr später nachgeholt. Genau dann stellt sich für Vermieter die Frage: In welche Betriebskostenabrechnung gehört diese Rechnung?

Die Antwort hängt davon ab, ob nach dem Abflussprinzip oder nach dem Leistungsprinzip abgerechnet wird. Bei vielen kalten Betriebskosten ist das Abflussprinzip zulässig. Bei Heizkosten gelten dagegen strengere Regeln. Für Vermieter ist es deshalb wichtig, den Unterschied zu kennen und in der Abrechnungspraxis sauber anzuwenden.

Auf einen Blick:
Bei vielen kalten Betriebskosten dürfen Vermieter nach dem Abflussprinzip abrechnen. Dann zählen die Kosten, mit denen der Vermieter im Abrechnungsjahr tatsächlich belastet wurde. Bei Heizkosten und zentraler Warmwasserversorgung gilt wegen der Heizkostenverordnung grundsätzlich das Leistungsprinzip. Wichtig ist außerdem: Nachzahlungen und Guthaben müssen gleichermaßen berücksichtigt werden. Die Abrechnung darf nicht willkürlich wirken und keine Kosten doppelt erfassen.

Was bedeutet Abflussprinzip?

Beim Abflussprinzip kommt es darauf an, wann der Vermieter mit den Kosten belastet wurde. Maßgeblich ist also nicht zwingend, für welchen Zeitraum eine Rechnung ausgestellt wurde, sondern wann die Zahlung, Festsetzung oder Gutschrift beim Vermieter tatsächlich anfällt.

Beispiel:
Der Vermieter erhält im Februar 2026 die Wasserabrechnung des Versorgers für das Jahr 2025. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung, die im März 2026 bezahlt wird. Rechnet der Vermieter Wasser/Abwasser nach dem Abflussprinzip ab, kann diese Nachzahlung grundsätzlich in die Betriebskostenabrechnung 2026 einfließen.

Das Abflussprinzip vereinfacht die Abrechnung. Der Vermieter muss Rechnungen dann nicht in jedem Fall künstlich auf verschiedene Jahre aufteilen. Gerade bei Gebührenbescheiden, Versicherungen, Wasserabrechnungen oder nachträglich festgesetzten öffentlichen Abgaben kann das praktisch sein.

Was bedeutet Leistungsprinzip?

Beim Leistungsprinzip werden die Kosten dem Zeitraum zugeordnet, in dem die Leistung erbracht, der Verbrauch verursacht oder der Aufwand wirtschaftlich entstanden ist.

Beispiel:
Die Treppenhausreinigung für Dezember 2025 wird am 23. Dezember 2025 ausgeführt. Die Rechnung kommt aber erst am 3. Januar 2026. Wird nach dem Leistungsprinzip abgerechnet, gehört diese Reinigung in die Betriebskostenabrechnung 2025, weil die Leistung im Dezember 2025 erbracht wurde.

Das Leistungsprinzip ist häufig genauer, aber auch aufwendiger. Rechnungen müssen dann teilweise zeitlich abgegrenzt oder auf mehrere Abrechnungsjahre verteilt werden.

Wann dürfen Vermieter nach dem Abflussprinzip abrechnen?

Für die sogenannten kalten Betriebskosten ist das Abflussprinzip nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich zulässig. Zu den kalten Betriebskosten gehören zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müllgebühren, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung, Hausreinigung, Gartenpflege oder bestimmte Hauswartkosten.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter bei der Abrechnung kalter Betriebskosten grundsätzlich die Kosten ansetzen darf, mit denen er im Abrechnungszeitraum selbst belastet wurde. Das betrifft insbesondere Fälle, in denen Versorger oder Gemeinden ihre Rechnungen, Gebührenbescheide oder Nachforderungen nicht exakt passend zum Kalenderjahr stellen.

Wichtig:
Das Abflussprinzip macht aus nicht umlagefähigen Kosten keine umlagefähigen Betriebskosten. Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, Reparaturen oder Rücklagen bleiben auch dann nicht umlagefähig, wenn sie im Abrechnungsjahr bezahlt wurden.

Warum Heizkosten anders behandelt werden müssen

Bei Heizkosten und zentraler Warmwasserversorgung ist Vorsicht geboten. Hier reicht eine reine Abrechnung nach gezahlten Abschlägen regelmäßig nicht aus. Die Heizkostenverordnung verlangt eine Abrechnung nach den Kosten des tatsächlich verbrauchten Brennstoffs und eine verbrauchsabhängige Verteilung.

Der Vermieter darf deshalb bei Heizkosten nicht einfach nur die Abschläge an den Energieversorger zusammenzählen und diese Beträge auf die Mieter verteilen. Maßgeblich sind die Kosten, die für den im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoff entstanden sind.

Achtung bei Heizkosten:
Bei Heizkosten ist das Abflussprinzip kein sicherer Abrechnungsmaßstab. Hier gelten die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung. Eine Heizkostenabrechnung, die nur auf gezahlten Abschlägen beruht, kann fehlerhaft sein.

Abflussprinzip oder Leistungsprinzip: typische Kostenarten im Überblick

Kostenart	Abflussprinzip möglich?	Praxishinweis
Grundsteuer	Grundsätzlich ja	Auch nachträgliche Bescheide können im Jahr der Belastung berücksichtigt werden, wenn nach Abflussprinzip abgerechnet wird.
Wasser und Abwasser	Grundsätzlich ja	Auch bei Wasserzählern können gezahlte Abschläge sowie Nachzahlungen oder Guthaben aus Vorjahresabrechnungen im Jahr der Zahlung oder Gutschrift berücksichtigt werden.
Müllgebühren	Grundsätzlich ja	Gebührenbescheide können im Jahr der Festsetzung oder Zahlung in die Abrechnung einfließen.
Straßenreinigung	Grundsätzlich ja	Auch hier kommt häufig ein Gebührenbescheid der Gemeinde oder Stadt in Betracht.
Gebäudeversicherung	Grundsätzlich ja	Jahresprämien passen oft nicht zum Kalenderjahr. Das Abflussprinzip kann die Abrechnung vereinfachen.
Treppenhausreinigung	Grundsätzlich ja	Bei klar monatlich zuordenbaren Leistungen kann auch das Leistungsprinzip gut nachvollziehbar sein.
Gartenpflege	Grundsätzlich ja	Umlagefähig sind nur laufende Pflegekosten, keine erstmalige Neuanlage oder Instandsetzung.
Hauswart	Grundsätzlich ja	Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen müssen herausgerechnet werden.
Allgemeinstrom	Grundsätzlich ja	Vorsicht, wenn Abschläge und Jahresabrechnung gleichzeitig erfasst werden. Keine Doppelabrechnung.
Heizkosten	Nicht rein nach Abflussprinzip	Die Heizkostenverordnung verlangt eine verbrauchsbezogene Abrechnung.
Zentrale Warmwasserkosten	Nicht rein nach Abflussprinzip	Auch hier sind die Vorgaben der Heizkostenverordnung zu beachten.

Typische Praxisfälle: Welche Kosten gehören in welches Jahr?

Die folgenden Fälle zeigen, warum die Unterscheidung zwischen Abflussprinzip und Leistungsprinzip in der Praxis so wichtig ist.

Wasserzähler: Abschläge im laufenden Jahr, Endabrechnung im Folgejahr

Viele Häuser verfügen über Wasserzähler. Der Verbrauch wird für das Kalenderjahr ermittelt, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Der Vermieter zahlt während des Jahres laufende Abschläge an den Wasserversorger. Die endgültige Jahresabrechnung mit Guthaben oder Nachzahlung kommt aber erst im Folgejahr.

Beispiel:
Das Haus verfügt über Wasserzähler. Der Wasserverbrauch wird zum 31. Dezember 2025 abgelesen. Der Vermieter zahlt von Januar bis Dezember 2025 laufende Abschläge an den Wasserversorger. Im Februar 2025 erhält er außerdem die Endabrechnung für das Jahr 2024. Daraus ergibt sich entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung.

Rechnet der Vermieter Wasser und Abwasser nach dem Abflussprinzip ab, gehören in die Betriebskostenabrechnung 2025 die Kosten, mit denen er im Jahr 2025 tatsächlich belastet wurde. Das können die laufenden Abschläge für Januar bis Dezember 2025 sein. Zusätzlich kann eine im Februar 2025 gezahlte Nachzahlung aus der Wasserabrechnung 2024 in die Abrechnung 2025 einfließen. Umgekehrt muss ein im Jahr 2025 gutgeschriebenes Guthaben aus der Wasserabrechnung 2024 zugunsten der Mieter berücksichtigt werden.

Wichtig:
Beim Abflussprinzip wird nicht gefragt, in welchem Jahr der Wasserverbrauch tatsächlich entstanden ist. Entscheidend ist, wann der Vermieter mit den Kosten belastet wurde oder wann ihm ein Guthaben zufließt beziehungsweise verrechnet wird.

Guthaben und Nachzahlungen aus Vorjahren

Nachzahlungen und Guthaben sind beim Abflussprinzip gleich zu behandeln. Wird eine Nachzahlung im Abrechnungsjahr bezahlt, erhöht sie die umlagefähigen Kosten dieses Jahres. Wird ein Guthaben im Abrechnungsjahr ausgezahlt oder verrechnet, mindert es die umlagefähigen Kosten dieses Jahres.

Beispiel:
Der Wasserversorger erstellt im Februar 2026 die Abrechnung für 2025. Daraus ergibt sich ein Guthaben von 400 Euro. Dieses Guthaben wird mit den laufenden Abschlägen 2026 verrechnet. Rechnet der Vermieter nach dem Abflussprinzip ab, mindert dieses Guthaben die Wasserkosten in der Betriebskostenabrechnung 2026.

Achtung:
Guthaben dürfen nicht beim Vermieter hängenbleiben, wenn die dazugehörige Kostenart auf die Mieter umgelegt wird. Wer Nachzahlungen abrechnet, muss auch Gutschriften berücksichtigen.

Treppenhausreinigung für Dezember, Rechnung im Januar

Ein häufiger Fall betrifft laufende Dienstleistungen. Die Treppenhausreinigung für Dezember wird oft erst Anfang Januar berechnet. Hier wird die steuerliche 10-Tages-Regel manchmal mit der mietrechtlichen Betriebskostenabrechnung verwechselt.

Beispiel:
Die Treppenhausreinigung für Dezember 2025 wird am 31. Dezember 2025 erbracht. Die Rechnung geht dem Vermieter am 3. Januar 2026 zu und wird im Januar 2026 bezahlt.

Rechnet der Vermieter nach dem Abflussprinzip ab, gehört diese Rechnung grundsätzlich in die Betriebskostenabrechnung 2026. Denn die Kostenbelastung tritt erst 2026 ein.

Rechnet der Vermieter dagegen nach dem Leistungsprinzip ab, kann die Rechnung der Betriebskostenabrechnung 2025 zugeordnet werden. Denn die Reinigungsleistung wurde im Dezember 2025 erbracht.

Keine automatische 10-Tages-Regel:
Die 10-Tages-Regel stammt aus dem Steuerrecht. Für die Betriebskostenabrechnung ist sie keine eigenständige mietrechtliche Sonderregel. Mietrechtlich kommt es darauf an, ob die jeweilige Kostenposition nach Abflussprinzip oder nach Leistungsprinzip abgerechnet wird.

Verspäteter Grundsteuerbescheid: Wenn das Amt erst später abrechnet

Auch bei der Grundsteuer kann es zu zeitlichen Verschiebungen kommen. Manchmal erlässt das Amt einen Bescheid verspätet oder merkt erst im Folgejahr, dass für das Vorjahr noch kein Bescheid ergangen ist.

Beispiel:
Für das Jahr 2025 kommt zunächst kein Grundsteuerbescheid. Im Jahr 2026 bemerkt das Amt den Fehler und erlässt zwei Bescheide: einen für 2025 und einen für 2026. Der Vermieter wird deshalb im Jahr 2026 mit beiden Grundsteuerbeträgen belastet.

Rechnet der Vermieter die Grundsteuer nach dem Abflussprinzip ab, kann er grundsätzlich die Beträge in die Betriebskostenabrechnung 2026 einstellen, mit denen er im Jahr 2026 tatsächlich belastet wurde. Dann können in der Abrechnung 2026 ausnahmsweise zwei Grundsteuerbeträge auftauchen: der laufende Betrag für 2026 und der nachträglich festgesetzte Betrag für 2025.

Praxis-Tipp:
Tauchen in einem Abrechnungsjahr zwei Grundsteuerbescheide auf, sollte der Vermieter dies kurz erläutern. Das vermeidet Rückfragen und macht die Abrechnung nachvollziehbarer.

Vergessene Rechnungen: Darf der Vermieter später noch abrechnen?

Von verspäteten Bescheiden zu unterscheiden sind Rechnungen, die schlicht vergessen wurden. Hat der Vermieter eine vorhandene Rechnung bei der Betriebskostenabrechnung übersehen, ist Vorsicht geboten.

Beim Abflussprinzip kommt es zwar auf die Belastung im Abrechnungsjahr an. Das bedeutet aber nicht, dass jede vergessene Rechnung beliebig später nachgeschoben werden kann. Ist die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen, kann eine Nachforderung gegenüber dem Mieter problematisch sein, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung selbst zu vertreten hat.

Wichtig:
Das Abflussprinzip ist kein Reparaturwerkzeug für vergessene Abrechnungspositionen. Es beantwortet die Frage, in welches Jahr eine Kostenbelastung gehört. Es ersetzt aber nicht die Einhaltung der Abrechnungsfrist und schützt nicht vor selbst verschuldeten Abrechnungsfehlern.

Anders kann es liegen, wenn der Vermieter ohne eigenes Verschulden erst später mit einer Forderung belastet wird, etwa weil eine Behörde einen Bescheid erst nachträglich erlässt. Dann sollte der Vermieter dokumentieren, wann der Bescheid eingegangen ist und warum die Kosten vorher nicht abgerechnet werden konnten.

Rechnung kommt nach fertiger Betriebskostenabrechnung

Ein weiterer Praxisfall: Die Betriebskostenabrechnung ist bereits erstellt, und erst danach kommt noch eine Rechnung oder ein Nachbescheid.

Rechnet der Vermieter bei dieser Kostenart nach dem Abflussprinzip und wird er erst im Folgejahr belastet, kann die Kostenposition grundsätzlich in die Abrechnung des Folgejahres gehören. Dann muss die bereits erstellte Abrechnung für das Vorjahr nicht zwingend wieder aufgerollt werden.

Wird dagegen nach dem Leistungsprinzip abgerechnet, stellt sich eher die Frage, ob die frühere Abrechnung korrigiert werden kann oder ob die Nachforderung wegen der Abrechnungsfrist ausgeschlossen ist.

Mieterwechsel im Abrechnungsjahr

Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungsjahres muss besonders sorgfältig abgerechnet werden. Der ausgezogene Mieter darf nur mit Kosten belastet werden, die seinem Mietzeitraum sachgerecht zugeordnet werden können.

Beispiel:
Ein Mieter zieht zum 30. April 2026 aus. Im Juli 2026 zahlt der Vermieter eine Rechnung, die ausschließlich Leistungen ab Juli 2026 betrifft. Diese Kosten gehören nicht mehr in die Abrechnung des ausgezogenen Mieters.

Das Abflussprinzip darf nicht dazu führen, dass ein Mieter mit Kosten belastet wird, die offensichtlich allein einen Zeitraum nach seinem Auszug betreffen. Ebenso dürfen Kosten nicht doppelt gegenüber dem alten und dem neuen Mieter abgerechnet werden.

Vermietete Eigentumswohnung: WEG-Abrechnung nicht einfach übernehmen

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung erhält der Vermieter meist die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese Abrechnung ist aber keine fertige Betriebskostenabrechnung für den Mieter.

Der vermietende Eigentümer muss prüfen:

Welche Positionen aus der WEG-Abrechnung sind mietrechtlich umlagefähig?
Welcher Umlageschlüssel gilt nach dem Mietvertrag?
Sind Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten und Rücklagen herausgerechnet?
Wurden Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung behandelt?
Passt der Abrechnungszeitraum zur mietvertraglichen Betriebskostenabrechnung?

Wichtig für vermietende Wohnungseigentümer:
Die WEG-Abrechnung darf nicht ungeprüft an den Mieter weitergereicht werden. Sie ist eine Abrechnung zwischen Gemeinschaft und Eigentümer. Für den Mieter muss daraus eine mietrechtlich korrekte Betriebskostenabrechnung erstellt werden.

Darf der Vermieter verschiedene Prinzipien in einer Abrechnung verwenden?

Der Vermieter muss nicht zwingend alle kalten Betriebskosten nach derselben Methode abrechnen. Es kann also vorkommen, dass Wasser nach dem Abflussprinzip, Treppenhausreinigung nach dem Leistungsprinzip und Heizkosten nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung abgerechnet werden.

Problematisch wird es aber, wenn die Methode willkürlich wechselt oder nur danach ausgewählt wird, welches Ergebnis für den Vermieter gerade günstiger ist. Die Betriebskostenabrechnung muss nachvollziehbar bleiben.

Keine Rechentricks:
Abflussprinzip und Leistungsprinzip dürfen nicht als Werkzeug genutzt werden, um jedes Jahr das für den Vermieter günstigste Ergebnis zu erzielen. Entscheidend ist eine sachgerechte, nachvollziehbare und möglichst einheitliche Abrechnungspraxis.

Typische Fehler beim Abflussprinzip

Heizkosten werden nur nach gezahlten Abschlägen abgerechnet.
Guthaben aus Vorjahresabrechnungen werden nicht berücksichtigt.
Laufende Abschläge und Jahresabrechnung werden doppelt angesetzt.
Kosten aus Vorjahren tauchen ohne Erläuterung in der Abrechnung auf.
Bei einem Mieterwechsel werden Kosten nicht sachgerecht abgegrenzt.
Die WEG-Abrechnung wird ungeprüft an den Mieter weitergereicht.
Die Abrechnungsmethode wird willkürlich gewechselt.
Nicht umlagefähige Kosten werden trotz Abflussprinzip angesetzt.

Achtung Doppelabrechnung:
Wer laufende Abschläge und zusätzlich die vollständige Jahresabrechnung ansetzt, muss genau prüfen, ob dadurch Kosten doppelt in der Betriebskostenabrechnung landen. Besonders bei Wasser, Abwasser, Allgemeinstrom und Dienstleisterrechnungen ist diese Fehlerquelle häufig.

Formulierungshilfen für Vermieter

Eine Betriebskostenabrechnung muss nicht zu jeder Position eine juristische Erläuterung enthalten. Wenn aber Kosten aus Vorjahren, Nachzahlungen oder Guthaben auftauchen, ist ein kurzer Hinweis sinnvoll. Das macht die Abrechnung verständlicher und kann Rückfragen vermeiden.

Formulierungshilfe Wasser/Abwasser:
„Die Kostenposition Wasser/Abwasser wurde nach dem Abflussprinzip abgerechnet. Enthalten sind die im Abrechnungsjahr gezahlten Abschläge sowie die im Abrechnungsjahr verrechnete Nachzahlung beziehungsweise Gutschrift aus der Vorjahresabrechnung.“

Formulierungshilfe Grundsteuer:
„Die Grundsteuer wurde nach dem Abflussprinzip abgerechnet. Enthalten ist neben dem laufenden Bescheid auch der im Abrechnungsjahr nachträglich ergangene Bescheid für das Vorjahr.“

Formulierungshilfe bei Gutschriften:
„Das im Abrechnungsjahr verrechnete Guthaben aus der Vorjahresabrechnung wurde kostenmindernd berücksichtigt.“

FAQ: Abflussprinzip und Leistungsprinzip

Muss der Vermieter erklären, dass er nach dem Abflussprinzip abrechnet?

Eine ausdrückliche Erklärung ist nicht immer zwingend. Sinnvoll ist ein kurzer Hinweis aber dann, wenn Nachzahlungen, Guthaben oder Kosten aus Vorjahren in der Abrechnung auftauchen. Dadurch wird die Betriebskostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbarer.

Darf ein Guthaben aus einer Vorjahresabrechnung beim Vermieter bleiben?

Nein. Wenn eine umlagefähige Kostenposition auf die Mieter verteilt wird, müssen auch spätere Guthaben berücksichtigt werden. Beim Abflussprinzip mindert ein Guthaben die Kosten des Jahres, in dem es gutgeschrieben oder verrechnet wird.

Ist eine Betriebskostenabrechnung falsch, wenn darin Kosten aus dem Vorjahr auftauchen?

Nicht automatisch. Beim Abflussprinzip können auch Kosten aus einem Vorjahr in der aktuellen Abrechnung erscheinen, wenn der Vermieter erst im aktuellen Abrechnungsjahr mit diesen Kosten belastet wurde. Wichtig ist, dass dies nachvollziehbar geschieht und keine Kosten doppelt angesetzt werden.

Gilt die 10-Tages-Regel auch für die Betriebskostenabrechnung?

Die 10-Tages-Regel stammt aus dem Steuerrecht. Für die Betriebskostenabrechnung ist sie keine automatische Sonderregel. Mietrechtlich kommt es darauf an, ob die jeweilige Kostenposition nach Abflussprinzip oder nach Leistungsprinzip abgerechnet wird.

Darf der Vermieter Abflussprinzip und Leistungsprinzip mischen?

Der Vermieter muss nicht zwingend alle kalten Betriebskosten nach derselben Methode abrechnen. Die Abrechnung darf aber nicht willkürlich wirken. Problematisch wäre es, wenn der Vermieter die Methode nur danach auswählt, welches Ergebnis für ihn günstiger ist.

Hilft das Abflussprinzip, wenn der Vermieter eine Rechnung vergessen hat?

Nein. Das Abflussprinzip ersetzt nicht die Einhaltung der Abrechnungsfrist. Hat der Vermieter eine vorhandene Rechnung schlicht vergessen, kann eine spätere Nachforderung problematisch sein. Anders kann es liegen, wenn der Vermieter ohne eigenes Verschulden erst später mit der Forderung belastet wurde.

Fazit für Vermieter

Das Abflussprinzip ist bei der Betriebskostenabrechnung ein wichtiges und praktisches Werkzeug. Es hilft besonders dann, wenn Bescheide, Rechnungen, Nachzahlungen oder Guthaben zeitlich nicht sauber zum Abrechnungsjahr passen.

Für viele kalte Betriebskosten ist eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip grundsätzlich zulässig. Dann zählt, womit der Vermieter im Abrechnungsjahr tatsächlich belastet wurde. Bei Heizkosten und zentraler Warmwasserversorgung reicht das aber nicht aus. Hier gelten die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung.

Für die Praxis bedeutet das: Vermieter sollten ihre Abrechnungsmethode bewusst wählen, nachvollziehbar anwenden und nicht jedes Jahr nach dem günstigsten Ergebnis wechseln. Besonders wichtig ist außerdem, Guthaben ebenso konsequent zu berücksichtigen wie Nachzahlungen und eine Doppelabrechnung von Abschlägen und Jahresrechnungen zu vermeiden.